מיילים בהשמדה עצמית: 5 טיפים לעיצוב החדש של ג'ימייל

שירות הדואר הפופולרי של גוגל עבר החודש מתיחת פנים משמעותית • הוא זכה במסגרתה בכמה יכולות חדשות, ובנוסף פיצ'רים מועילים הובלטו טוב יותר • אלה הטריקים שישפרו את היעילות שלכם

ג'ימייל/ צילום: שאטרסטוק
ג'ימייל/ צילום: שאטרסטוק

העיצוב החדש של ג'ימייל הפך החודש לזמין לכל משתמשיה. מדובר בשינוי העיצובי הגדול ביוצר שגוגל ערכה בשירות המיילים מאז 2011: מלבד מראה חדש, שמיישר קו עם שאר מוצרי גוגל, וכמה אנימציות טעינה (די מרגיזות), קיבלנו שורת פיצ'רים חדשים ויעילים כמו אפשרות לעשות "סנוז" למיילים, לבצע אינטגרציה עם Tasks, וגם תשובות אוטומטיות חכמות והודעות שמשמידות את עצמן.

חלק מהפיצ'רים הללו אולי מוכרים לכם מאינבוקס, תיבת הדואר הניסיונית שגוגל השיקה ב-2014, בניסיון לארגן טוב יותר (לדעתה של גוגל) את המיילים עבור המשתמשים. במקביל להוספה של פיצ'רים הלקוחים מאינבוקס לג'ימייל, גוגל הסירה מאינבוקס יכולות כמו התראות מבוססות מיקום, וכן ביטלו את התוסף הרשמי של אינבוקס לכרום. הרעיון של אינבוקס, שמשתמשים יוותרו על השליטה בתיבת הדואר שלהם, הפסיד - וג'ימייל ניצחה. עכשיו אנחנו אמורים לקבל את הטוב משני העולמות.

כנראה כבר קיבלתם אפשרות להפעיל את הגי'מייל החדש. תוכלו לדחות זאת ולבקש לעבור לעיצוב החדש מאוחר יותר, אם קשה לכם לקבל את השינוי, או להפעיל אותו מיד באמצעות לחיצה על גלגל השיניים. בין המראה החדש, הפיצ'רים החדשים, הפיצ'רים הקיימים ואלה הניסיוניים, הנה חמישה טיפים שיעזרו לכם להפיק את המיטב מחשבון הג'ימייל שלכם.

הודעה עם קבצים מצורפים בתיבת הדואר הנכנס / צילום: יסמין יבלונקו
 הודעה עם קבצים מצורפים בתיבת הדואר הנכנס / צילום: יסמין יבלונקו

נתחיל בקוסמטיקה

הדבר הראשון שתשימו אליו לב בעיצוב החדש הוא כנראה המגשית שנוספה מצד ימין של המסך (אם אתם משתמשים בגרסה האנגלית). היא מאפשרת לפתוח אפליקציות נוספות לצד תיבת הדואר ולעבוד עליהן במקביל. תמצאו שם את לוח השנה, את אפליקציית Keep ואת Tasks. תוכלו להתקין אפליקציות נוספות מתוך החנות אליה מגיעים בלחיצה על ה-'+'. המגשית החדשה אמנם משאירה פחות מקום לקריאת מיילים, אך גם התפריט השמאלי התחדש, וניתן למזער אותו כך שיציג אייקונים בלבד.

בעיצוב החדש, כמו בישן, בלחיצה על גלגל השיניים תוכלו לבחור את צפיפות התצוגה. תצוגה צפופה או "נוחה" תזכיר את העיצוב הקודם, אך תצוגת ברירת המחדל תוסיף את אחד החידושים הבולטים של העדכון: תוכלו לפתוח את הקבצים המצורפים להודעות מתוך תיבת הדואר הנכנס - מבלי לפתוח את ההודעה עצמה.

פיצ'ר נוסף, שנמצא בעמוד ההגדרות, הוא ה-Hover actions. אם תבחרו להפעיל אותו, בכל פעם שתעמדו עם העכבר מעל הודעה בתיבת הדואר הנכנס, יופיעו לכם אפשרויות למחוק את ההודעה, להעביר אותה לארכיון, לסמן אותה כדואר שנקרא, או לעשות לה Snooze. בהגדרות תוכלו גם להחליף את האייקונים בתפריט מילולי.

הודעה עם קבצים מצורפים והודעה עם פונקציות ב-hover / צילום: יסמין יבלונקו
 הודעה עם קבצים מצורפים והודעה עם פונקציות ב-hover / צילום: יסמין יבלונקו

לא להעמיס על התיבה

ג'ימייל החדש מגיע עם שתי פונקציות ניהול מיילים חדשות: Send and Archive ו-Snooze. את האפשרות הראשונה תוכלו להפעיל או לבטל בעמוד ההגדרות, שאליו מגיעים דרך התפריט הנפתח מגלגל השיניים. אם תבחרו לאפשר אותה, בחלון שליחת ההודעה תוכלו לבחור שהשיחה תועבר לארכיון מיד כשתשלחו תשובה, וכך לא יישארו בתיבה שלכם מיילים שכבר טופלו.

לא יכולים לטפל במייל עכשיו? השאירו אותו לאחר כך. אפשרות ה-Snooze המופעלת דרך אייקון השעון נותנת לכם להשהות את המייל בתיקייה ייעודית, שם הוא ימתין לכם עד המועד שתקבעו, בלי להעמיס על תיבת הדואר שלכם. ניתן להשהות מיילים לשעה מאוחרת יותר באותו היום (18:00 בערב), למחר (8:00 בבוקר), למאוחר יותר השבוע, לשבוע הבא, לסוף השבוע או לזמן מותאם אישית.

בונוס טיפ: הזמנים שניתן לבחור בתפריט ההשהיה לא ניתנים לשינוי דרך הג'ימייל, אך הם כן ניתנים לשינוי דרך אפליקציית Google Keep. שם, בתפריט ההגדרות, תוכלו לבחור שעות מותאמות אישית, שיסתנכרנו בכל אפליקציות גוגל וישפיעו על אפשרויות הסנוז שלכם.

לסמן כלא נקרא

אם הפיצ'רים החדשים של גוגל לא שכנעו אתכם להפסיק עם השיטה הישנה והטובה של דחיית הטיפול באימייל על ידי סימונו כדואר שלא נקרא, יש לנו חדשות גם בשבילכם: כשתפתחו מילים בעיצוב החדש, תמצאו את כפתור ה"סמן דואר כלא נקרא" במרחק לחיצה אחת בלבד.

מדובר בשיפור קטן אך מועיל ביחס לעיצוב הישן, שבו היה ניתן לסמן דואר כלא נקרא רק לאחר חזרה לתיבת הדואר הנכנס. תוסף פופולרי איפשר למי שהתקין אותו לסמן כך גם הודעות פתוחות, וכעת הפונקציה הפכה לחלק רשמי מג'ימייל. תמצאו את הכפתור בשורת הפעולות המופיעה מעל כל הודעה פתוחה, בין כפתור המחיקה לכפתור הסנוז.

להגביר את הפרודקטיביות

הנה כמה פיצ'רים שיעזרו לכם להיות אפילו יותר יעילים: ליד כפתור האינבוקס בתפריט הצד נוסף חץ קטן, שמאפשר לכם להגדיר את תיבת הדואר הנכנס שלכם בקלות בלי להיכנס לתפריטים מסובכים. תוכלו לבחור שם אחת מחמש אפשרויות סידור שתדאג שלא תפספסו את המיילים החשובים לכם.

בעמוד ההגדרות מסתתרת אפשרות חדשה - Nudges. אם תבחרו להפעיל אותה, ג'ימייל יקפיץ אוטומטית לראש התיבה שלכם הודעות שנראה לו שהזנחתם יותר מדי זמן ושהגיע הזמן לטפל בהן. עוד אפשרות יעילה למדי קשורה לשילוב של Tasks. אם תפעילו את האפליקציה במגשית הימנית תוכלו לגרור אליה מיילים ולהפוך אותם למשימות. בינתיים, האפשרות לא קיימת עבור Keep ולוח השנה.

גרירת הודעה למגשית Tasks ויצירת משימה / צילום: יסמין יבלונקו
 גרירת הודעה למגשית Tasks ויצירת משימה / צילום: יסמין יבלונקו

בונוס טיפ: בגרסה החדשה גוגל תציע לכם תשובות אוטומטיות למיילים, ממש כמו באפליקציית המובייל. שימושי.

להישאר בטוחים

שני פיצ'רים שנוספו בעיצוב החדש יגנו עליכם גם כשאתם מקבלים דואר וגם כשאתם שולחים אותו: ראשית, כל הודעה שתקבלו לתיבת הדואר שלכם תעבור סריקה אוטומטית על ידי גוגל. אם היא תזהה שהודעה נשלחה ממקור שעשוי להיות בעייתי בעיניה, גוגל תציג התראה שתזהיר מפני הסיכון ותציע למחוק את ההודעה.

פיצ'ר מעניין יותר מתחבא ב-Confidential Mode, שניתן להפעיל באמצעות לחיצה על אייקון המנעול עם השעון בחלונית כתיבת ההודעה. שם תוכלו לקבוע "תאריך תפוגה", שאחריו ההודעה תשמיד את עצמה ותמחק מתיבת הדואר של הנמען, כמו בטלגרם ואפליקציות אחרות.

בנוסף, ניתן להגדיר דרך המצב הזה הגבלות הקשורות בזכויות יוצרים, שימנעו מהנמען להעביר את ההודעה, להעתיק את תוכנה, להוריד מתוכה קבצים או להדפיס אותה. אם אתם שולחים את ההודעה למישהו שלא משתמש בג'ימייל, תוכלו להפעיל את הפונקציה הזו באמצעות שליחת לינק להודעה שלכם. ניתן לעקוף את ההגבלות הללו יחסית בקלות, אך הן עשויות למנוע העברה בשוגג של מידע רגיש.

ואם כבר מדברים על העברת מידע רגיש בשוגג, כדאי לזכור שג'ימייל מאפשרת להתחרט לאחר שליחת הודעה ולבטל אותה למשך חמש שניות ממועד שליחתה. בתפריט ההגדרות של ג'ימייל ניתן להאריך את משך הזמן הזה ולתת לעצמכם להתחרט גם אחרי 30 שניות. כמובן, אם הנמען כבר קרא את המייל - זה לא יעזור.

צרו איתנו קשר *5988