מה אומר האופן שבו אנחנו מגישים הוצאות בעבודה על האופי שלנו

האם תגישו בקשה להחזר על הקפה ששתיתם בזמן שמילאתם את תפקידכם, או שתבדקו את גבולות המעסיק עם בקשה להחזרים מופרכים כמו הדברת פרעושים בבית? • מחקרים ארגוניים ופסיכולוגים מגלים כי דוחות הוצאה שעובדים מגישים מלמדים הרבה על יחסם לכסף ולמקום העבודה

הגשת דוחות של הוצאות עסקיות היא הליך שגרתי ללוחמים בדרכים שמגישים אותם תכופות, או שעוזריהם מכינים אותם עבורם. אבל לרובנו, שמגישים בקשות להחזרי הוצאות רק כמה פעמים בשנה, הדבר עלול להיות אחד החלקים הקשים בעבודה.

הטיפול של עובדים בדוחות ההוצאות שלהם חושף הרבה על גישתם למעסיק שלהם, וגם על היחס הרגשי שלהם לכסף. בהתבסס על מחקרים ארגוניים ותובנות של פסיכולוגים, הנה כמה פרופילים של מגישי הוצאות טיפוסיים.

הוותרנים: עשירית מהשכירים לא מבקשים החזר

יש עובדים שמבחינתם הגשת דוח הוצאות היא משימה מבלבלת מדי, מתישה או מעוררת חרדה. כעשירית מהשכירים כלל לא מבקשים החזר גם אם הם זכאים לו - כך לפי סקר עובדים בבריטניה שנערך בבריטניה ב-2018, על ידי חברת כרטיסי האשראי אולסטאר ביזנס סולושנז.

יש שכירים שפשוט שונאים את הזמן שנדרש לאיסוף הקבלות, חוזי החכירה (שכירות) והפירוט של העמלות והמסים. אחרים חוששים משיחות ההמשך עם המעסיקים, ששואלים "למה הגשת הוצאה על קפה ב-1.50 דולרים?", אומר טים הרד, סגן נשיא בחברת השמת כוח האדם רוברט האף.

ניהול רשימות מצאי כספיות גורם לעובדים חרדה או חוסר סבלנות, והם מעדיפים לוותר על הכסף, אומרת ד"ר קייט לווינסון, מחברת הספר "מטבע רגשי", שעוסק בתחושות שמעוררים נושאים כספיים. יש ותרנים שמרגישים אשמים על עמדתם זו, עד כדי כך שהם מסתירים את העובדה שלא הגישו דוח אפילו מבנות או בני הזוג שלהם, לדבריה.

הקדושים המעונים: כסף? אנחנו פה בגלל השליחות

העובד הקדוש המעונה חדור תחושת שליחות גדולה כל כך, עד שהוא מתייחס לחברה שבה הוא עובד כאל ארגון צדקה, כלומר הוא לא מגיש כלל חשבון הוצאות ומשלם אותן בעצמו כדי לתמוך בחברה, אומרת ליז פוסלין, מחברת הספר "בלי טינה" (No Hard Feelings), על רגשות בעבודה. היא רואה את דפוס ההתנהגות הזה בחברות סטארט-אפ בעמק הסיליקון ובחברות טק.

בצד השני של המטבע, יש עובדים בזבנים שמוכיחים בהתנהגותם שהם דואגים בעיקר לעצמם, אומרת פוסלין. בכיר בחברה שבה היא עבדה בעבר קנה לעצמו מוניטין של חובב ארוחות מפוארות וטיסות יקרות. "הוא פשוט בזבז יותר מדי, בפראות. זה שלח מסר חזק לאחרים שהוא לא בחברה מהסיבות הנכונות", לדבריה. אותו עובד אכן סיים את דרכו בחברה בהסכמה הדדית.

המדקדקים הגדולים: דרך קלה להפגין תרעומת

העובדים המדקדקים בדוחות ההוצאות שלהם רגישים מאוד ליחס הוגן, והם רואים בכסף כלי להשגת כוח. ייתכן שהם גדלו בבתים שבהם הכסף שימש לשליטה בבני המשפחה, וזה גרם להם להקדיש תשומת לב מיוחדת להוצאות, אומרת ד"ר קייט לווינסון.

אלו מהם שחשים שלא מעריכים אותם מספיק - לדוגמה, שכרם נמוך מדי או שכר המנכ"ל בן שמונה הספרות גבוה מדי - צפויים להגיש דוחות הוצאה על כל אגורה. "זוהי דרך קלה להפגין את התרעומת שלך בלי לאבד את עבודתך", היא אומרת.

הם גם אלו שצפויים להכריז בארוחות, "בואו נרשום את זה, הסיבוב הזה של המשקאות הוא על החברה", אומרת פוסלין. "הם חושבים לעצמם, 'מגיע לי יותר ואני הולך להשיג את זה'".

יש דוחות הוצאות שצועקים ממש עד כמה העובדים חשים ניכור כלפי הארגון. איילין טימינס, מנהל כוח אדם משיקגו, זוכרת אירוע שהיה אצל מעסיק קודם שלה. עובדת אחת התמלאה כעס על המעסיק שלה בגלל שסירב לפצות אותה על סל פירות וגבינות ב-150 דולר שהיא קנתה כמתנה לנותן חסות של כנס. העובדת אמרה: "אוקיי, אני יודעת איך לסדר את השיטה", אומרת טימינס. היא החלה להגיש דוחות הוצאה על כל פריט שהיה מותר לפי תקנות החברה, קטן ככל שיהיה.

הטירונים: הצעירים לא יודעים מה מקובל

עובדים בשנות ה-20 וה-30 לחייהם אינם נוהגים לקרוא את מדיניות ההוצאות של המעסיק שלהם, ותכופות הם חוששים להוציא יותר מדי, לפי סקר של חברת SAP Concur לניהול עלויות ונסיעות בחברות. החלטות שהן קלות לעמיתים ותיקים יותר בעבודה גורמות להם מצוקה רגשית. "הם לא יודעים מה נהוג ומה לא", אומר מייק וולפה, מנכ"ל Lola.com, אתר ניהול נסיעות לתאגידים.

מעסיקים נוהגים לומר לעובדיהם להשתמש בכספי החברה כאילו היו הכספים הפרטיים שלהם. עובדים צעירים עשויים לחשוב שפירוש הדבר לחלוק חדר במלון עם עובד אחר, או להזמין את הטיסה הזולה ביותר למרות שהיא עלולה להיות הארוכה ביותר, אומר סטיב אייסום, סגן נשיא לכספים ב-Flywheel, חברה שמסייעת ללקוחות לבנות ולנהל אתרי אינטרנט.

אחרים טועים בכיוון ההפוך. כשברט היקס הזכיר את ההנחיות לעמית שלו, שהיה לו הרגל של הזמנת ארוחות עסקים יקרות והמון קוקטיילים, אותו עמית השיב: "אני מוציא את כספי החברה כפי שאני מוציא את הכספים שלי". היקס הוא מנהל הכשרה ופיתוח ב-Flywheel באומהה, נברסקה.

החלטות שמתקבלות במצבי לחץ הן קשות במיוחד. מנהל המוצרים ג'ק סלווד, גם הוא מאומהה, היה עייף אחרי כמה ימי עבודה בכנס בברלין, נסיעתו הבינלאומית הראשונה בתפקיד. כשעמית מסר לו שהעובדים אמורים להופיע במשרד למחרת, הוא החליט ברגע האחרון לשדרג את כרטיס הטיסה שלו למחלקת עסקים כדי שיוכל לישון קצת. 

המעסיק שלו לא הסכים לכך וניכה את תוספת העלות ממשכורתו הבאה. השינה הייתה שווה את זה, אמר סלווד. "הייתי חוזר על התרגיל הזה".

הנועזים: הבייביסיטר של הכלב גם בפנים

העובדים הנועזים, שניחנו בתחושת "מגיע לי" עזה, דוחפים את החזר ההוצאות עד לגבול המותר ומעבר לו. בשלוש השנים האחרונות, 56% ממנהלי הכספים בחברות ראו עלייה בדוחות הוצאות מפוקפקים, לפי סקר עדכני של 1,000 סמנכ"לי כספים של רוברט האף. פריטים מפוקפקים כאלה כללו שמרטפות לחיות מחמד, הדברת פרעושים בבית העובד, מקלות פוגו (מקל קפיצה בצורת T) ומחרוזות פנינים. המשמעות היא שהעובדים יודעים שהם יכולים לסדוק את הגבולות של המעסיק שלהם.

בזבזנים גדולים מפוטרים אמנם לעתים תכופות, אבל "מורידי גשם" יוצאים לעתים בזול. ג'ק מק'קלו מספר על סגן נשיא למכירות שדרש תמיד מהמעסיק שלו החזר על שלוש ארוחות ביום, חמישה ימים בשבוע, כולן בפחות מ-25 דולר לארוחה, הסכום שלא מחייב הגשת קבלות. "כשאמרתי שהוא אולי מותח את הכללים, הוא יצא מכליו", אמר מק'קלו, נשיא מועצת סמנכ"לי הכספים.

הוא הוריד את סף ההוצאה על ארוחה ללא דרישת קבלה ל-15 דולר, אך אותו מנהל מכירות הוריד את הדיווח שלו ל=14.99 דולר לארוחה. הבוס של שניהם, ששמע על הבעיה, אמר לו, "אני יודע שהוא רמאי, אבל הוא עושה בשבילנו יותר כסף מאשר אדם ישר". החזר ההוצאות נשאר כפי שהוא. 

צרו איתנו קשר *5988