"מנכ"ל שנתפס לנהלים פנימיים קטנים, לא ראוי להיות מנהל"

היטפלות לפרטים קטנים שעל פניו נראים טפלים היא תופעת לוואי ידועה בזמני משבר. האם המניע הוא באמת הרצון לחסוך כל שקל "בגלל המצב"? ארבעה מנהלים מובילים מדברים על הצורך הפסיכולוגי של החזרת תחושת השליטה, שעלול לגרום למנהלים לסטות מהעיקר.

טל כתרן, המנהל והבעלים של קבוצת אופטימום: "דווקא הניסיון להפגין שליטה מערער את סמכות המנכ"ל"

"למרות שאני מודע ל'סינדרום ההתעסקות האובססיבית ב'פרוצדורות פנימיות', יהיה זה ארוגנטי מצדי לומר שהוא לא פוגש אותי. בתקופה רגישה זו של קיצוצים ופיטורים, חשוב לך כמנהל לתעד כל תזוזה קטנה שעובד עושה. למשל, אם עובדת לפני לידה מודיעה על שמירת הריון, אתה רוצה לרדת לפרטים ולוודא שהכול מתועד; שאישור הרופא נמצא בתיק האישי שלה, מה בדיוק רשום בו וכו'. פתאום אני מוצא את עצמי מתעסק בשמירת הריון ובנושאים שבאופן מסורתי היו בתחומי מנהלת משאבי-האנוש. בנוסף, חיזקתי את הנהלים שנוגעים לאבטחת האיכות. גם קצב רענון הנהלים הפך תדיר יותר: אחת לשבועיים במקום אחת לחצי שנה. אגב, ההתעסקות המוגזמת הזו בנהלים פנימיים אופיינית היום להרבה ארגונים".

* למה לדעתך זה קורה?

"לדעתי זה קשור במידה מסוימת לביטחון התעסוקתי של המנכ"ל, שרוצה להבטיח את משרתו. הוא רוצה להרגיש מגובה, ולכן הוא מקפיד היום הרבה יותר לתייק ולתעד כל אי-מייל שזז. מנקודת מבטם של מנכ"לים מסוימים, התחושה עשויה להיות: 'בחוץ יש בלגן, חורבן, העסק הולך לתהומות הנשייה. אם פעם יגיעו ימים קשים לפתחי, הנה אני שולף את האי-מייל שמגבה אותי'. יש גם בהתנהגות השכיחה הזו מסר שהמנכ"ל מעביר לדירקטוריון ולבעלי המניות: 'הנה אני עושה הכול כפי שצריך בתוך הבית, הנה אני מקפיד על קלה כבחמורה, על סדר ומשמעת ללא רפיון, הנה אני דואג לכם, משמע אני לא בר-החלפה'. מעבר לכך, יש מנהלים שבוחרים להתנהל באופן הזה כדי להפגין פנימה מול העובדים סוג של שליטה. בהתעסקות מוקפדת בנהלים הם משדרים לעובדים אמירה כמו 'אני קובע, מעמדי לא מעורער, אני בשליטה מלאה, ואני מזכיר לכולם (וגם לעצמי) שאני פה לתמיד'. הבעיה היא שזה עובד בדיוק הפוך, ודווקא מערער את סמכותו בעיני העובדים".

* למה הכוונה?

"אומר לעצמו העובד: 'גם כך קשה לי. פיטרו מסביב, קיצצו במשכורתי, לקחו לי את ימי החופשה, הטילו עליי עומסי עבודה נוספים על חשבוני. עכשיו בא המנכ"ל וחופר לי בנשמה? מסמכים, נהלים, אי-מיילים מתועדים, דו"חות על כל פסיק. די, תן לנשום, תרפה, תן לעבוד'. צריך להבין שבין עובדים למנכ"ל יש קשר גומלין במסגרתו תפקיד העובד להביא תוצרים מבפנים החוצה ותפקיד המנכ"ל לעסוק בכיוון ההפוך, מבחוץ פנימה. כשהאחרון מתחיל להיכנס פנימה לדברים הטריוויאליים, לנהלים השוטפים, להתעסק בענייני משמעת, הוא שובר לעובדים את המשוואה ומכניס חרדה מיותרת לארגון. בסופו של יום, שבירת משוואה זו מכניסה לארגון חרדה, תחושה שהספינה טובעת. אגב, זה קצת מזכיר את מה שקרה בפרשת המע"מ על הירקות: העם אומר לממשלה/להנהלת המדינה 'כל-כך קשה עכשיו, זה מה שאתם עושים במקום להתעסק בבעיות האמיתיות של הכלכלה? לכו תגדילו את היצוא, לכו תביאו שלום".

קבוצת אופטימום מתמחה בניהול ידע הנדסי והטכני

נועם לניר, יו"ר בבילון ומייסד Empire Online: "עצם התעסקות המנכ"ל בטפל משדרת לעובדים פאניקה"

"חרדה אינה דבר פסול, היא אחד המניעים החשובים שיש לאדם בתהליך ההתפתחות שלו, כל עוד היא מניע קונסטרוקטיבי ולא משתק. מעצם הגדרת תפקידו של מנכ"ל, הוא חייב להתנהל בתבונה עם החרדה, לשלוט בה, ולנהל איתה דיאלוג בצורה שתצמיח את הארגון.

"תקופות של חירום ותקופות של משבר כלכלי גדול חושפות ומקצינות את החרדה המשתקת, כך שאותם מנכ"לים מונעים להתעסק בצורה אובססיבית בטפל. במקביל, חרדה זו פוגעת ביכולת שלהם לזהות את הדרכים הנכונות לפעולה.

"הבעיה היא שלאובדן עשתונות אצל מנכ"ל יש מעגלים רחבים יותר: זה מקרין באופן מזיק על הארגון ומגלגל את הפאניקה לעובדים. בעצם התעסקותו של המנכ"ל בטפל הוא משדר לעובדים בוקה ומבולקה ופאניקה".

בבילון היא חברת תוכנה למילונים ולתרגום באינטרנט. אמפייר אונליין היא חברה המשווקת אתרי הימורים באינטרנט

בני פדני, מנכ"ל רשת פדני תכשיטים: "מנכ"ל שנתפס לנהלים פנימיים קטנים, לא ראוי להיות מנהל"

"שום דבר אנושי לא זר לנו כמנהלים. אבל, מנהלים שאמורים לפתח עסקים, לרוץ קדימה, ליזום, לא אמורים להיות נגועים בחרדתיות. היתפסות לפרטים הקטנים, לנהלים, לסדרי עבודה ולפרוצדורות הקטנות הפנימיות, אוטומטית מכניסה את העובדים לחוסר ביטחון. הם חשים שמשהו גדול מהם קורה, ונוצרת תחושת איום ללא כל סיבה: עובד שחוקרים אותו מתי הגיע, מתי הלך ומתי אשתו ילדה, מתחיל לפתח דאגות לא רלוונטיות שמא יפטרו אותו. דאגות אלו כשלעצמן פוגעות בתפקודו ובוודאי שבמוטיבציה שלו. מנכ"ל שנתפס לנהלים פנימיים קטנים משדר גם סוג של פרנויה, לפיכך להערכתי מנהל שאמור לעסוק בפיתוח עסקי, ולא רק בשימור הקיים, לא יכול להרשות לעצמו להיות עסוק ב'סידור הכיסאות על הטיטאניק'. מי שמגיע למקום הזה לא ראוי בעיניי להיות מנהל".

* מה היית מייעץ למנהלים שמזהים את עצמם כלוקים בסינדרום הזה?

"הייתי מחדד להם את המודעות ומשקף להם את המציאות. הייתי אומר למנהל כזה: 'נניח שהתעסקת בפגישות פנימיות, בדו"חות הפנימיים ובשעון נוכחות - חסכת X שעות שמסתכמים ב-10 אלף שקל לחודש. אבל, השקעת מחצית מזמנך בסיפור הזה ולא היית אפקטיבי לעומת האלטרנטיבה של 'מלחמות בחוץ' - הבאת לקוחות חדשים, הגדלת עסקאות, חשיבה יצירתית כיצד לצמוח וכו''. במילים אחרות, 'יצא שכרך בהפסדך'. אסור לשכוח גם את ההיבט השלילי הפסיכולוגי שיש לו אפקטים עסקיים: אם עובד מרגיש שמתנהגים איתו בצורה קטנונית זה חוזר למנהל כבומרנג ומכרסם בחברה".

פדני היא רשת חנויות תכשיטים

שוש אורון, מנכ"ל בגישה שונה: "כשהמוח מלא בפרוצדורות אין אנרגיה לעתיד"

"אפשר להציג את נושא ההתחפרות בנהלים כ'אישו של שליטה'. אבל, אפשר גם להתבונן על התופעה כמשקפת הלך רוח של הישרדות, במסגרתו כל אגורה בארגון נעשית משמעותית. צריך להבין, שתכונות אופי ודפוסי התנהגות של מנהלים מוקצנות במצבי משבר, ואני מוכרחה להודות שזה קרה גם לי כמנהלת חברה. הייתי אומרת למנהל שמתעסק עם הנהלים הפנימיים שהוא מפספס ביג טיים, הייתי מזכירה לו שיש לנו קיבולת מסוימת במוח וכשזו מלאה בפרוצדורות אין לנו אנרגיה לייצר עתיד או פריצת דרך או תרחיש אופטימי. ללא ספק, קפדנות על כל פסיק ועל כל שבב פנימי בארגון משדרת פסימיות".

* איך יוצאים מזה?

"מודעות היא מילת המפתח. הייתי מציעה למנכ"ל שלוקה בסינדרום, לאסוף את הצוות הקרוב אליו ולבקש פידבק אמיתי על מה שמתרחש בארגון ואיך הופכים אותו לאופטימי יותר. לבד יהיה לו קשה לעשות את השינוי. בנוסף, הייתי מחדדת לו את התמונה ועושה הבחנה בין נהלים אפקטיביים ללא-אפקטיביים. הקפדה על נהלים או על שעון נוכחות אינה נוהל אפקטיבי. אם סמכת על העובדים שלך קודם לכן, מה השתנה עכשיו? הרי אתה גם מעביר להם באופן הזה מסר שאתה לא סומך על עצמך. לעומת זאת, ישנה התעסקות בנהלים שבעיניי נחשבת ללגיטימית ואפקטיבית, ועוסקת בהקטנת ההוצאות. למשל, אם עד היום ספגתי את דמי המחלה של העובדים בארגוני, הרי שהנהגתי נוהל חדש לפיו מעכשיו אפעל לפי חוקי ביטוח לאומי. לסוג כזה של נוהל יש הקשר הגיוני ומכוון מטרה של צמצום ההוצאות. בלי ההקשר הזה, אני חוששת שהיצמדות שרירותית לנהלים פורמליים, לפרוצדורות ולהליכי עבודה פנימיים מגובים בדו"חות היא מהלך שמשדר חולשה והיעדר פוקוס".

בגישה שונה עוסקת בהשמה, הערכה וייעוץ לבכירים