פגישות קפה: איך מנהלים אותן נכון?

משהו קרה למפגשי הקפה. כל מי שהחל בתהליך של חיפוש עבודה מכיר אותם, אבל בשנים האחרונות גלשה התופעה הזאת אל מעבר למחפשי העבודה, בעקבות הרשתות החברתיות שפתחו את האפשרות להכיר אנשים חדשים סביב תחומי עניין או עיסוק ואת האפשרות להושיט יד מתוך המסכים ולהכיר פנים אל פנים. למה דווקא קפה? הקומיקאי ג'רי סיינפלד עשה על הנושא הזה סדרת רשת שלמה, Comedian in cars getting coffee שמה, לאחר ששם לב לכך שבכל סדרות הטלוויזיה קפה הוא מעין כלי לניהול שיחה. פגישת קפה היא דרך נגישה, קומפקטית וניידת לפגוש אנשים. מקום המפגש לא משנה, וגם לא מה שותים באמת. "קפה" הוא לא ארוחה, הוא שיחה במקום נגיש עם משהו ביד.

בכל זאת, סיפור פגישות הקפה אינו פשוט כפי שהוא נשמע ויש בו כמה צדדים. מצד אחד, יש כאן הזדמנות ייחודית למפגש בין אנשים שעד לא מזמן לא היו יכולים למצוא זה את זה. ומצד אחר, קלות הפנייה לכל אחד בבקשה להיפגש יוצרת אתגר. נתחיל דווקא בצד של מקבלי הפניות. באתר השאלות והתשובות הקהילתי Quora נוצרה קבוצה שלמה שעוסקת בשאלה איך לדחות בנימוס בקשה לפגישת קפה. כי מבחינת מקבלי הפניות, כל פונה אולי מבקש חצי שעה מזמנם, אבל אם הם היו נענים לכולם לא היה נשאר להם זמן לעשות את הדברים שבגינם מבקשים להיפגש איתם מלכתחילה. לפי הדיונים בקבוצה הזאת, ההבדל בין מי שעובר את הסף מבחינתם ובין מי שלא עובר אותו נעוץ בין היתר בצירוף רקע לבקשה, עשייה שאפשר לבחון ושאלות במייל. מתברר שהרוב הגדול של הפונים לא עובר את הסף הזה.

בתחילת הקריירה שלי, לפני נסיעה עסקית למטה החברה בארה"ב, אמר לי המנהל המיתולוגי שלי לקבוע פגישות עם כל חברי ההנהלה הבכירה בארגון. בשביל מה? למה שייפגשו איתי, זו שבתחילת הדרך? העזתי לשאול בקול רם. התשובה שקיבלתי, בלוויית דחיפה לא מתפשרת, עיצבה את הקריירה שלי מאז. קודם כול, הוא הסביר, זה התפקיד שלהם להכיר את מי שמגיע מלמטה, לחנוך אותו. וחוץ מזה, הוסיף, חשוב לי שיכירו אותי ופגישות היכרות הן דבר מקובל.

בעולם היזמות, הטענה היא שעבור יזם 50 כוסות קפה מקבילות פחות או יותר ל-10,000 שעות התרגול הנדרשות לפיתוח מומחיות. הן מכריחות אותנו לצאת מאזור הנוחות, לפגוש אנשים, לקשור קשרים, לפעמים בלי סיבה נראית לעין. כדי שזה יקרה, צריך להתכונן לשיחה כך שתשאיר את הרושם הנכון מצד אחד ותייצר ערך מצד שני. זה לב העניין, והוא הרבה יותר קשה מסתם לבקש פגישה על כוס קפה.

אין ברירה אלא לעשות שיעורי בית

לכל בקשת פגישה כזאת צריכה להיות סיבה. זה נשמע טריוויאלי, אבל מתברר שלא. עוד לפני שאלת ה"עם מי" להיפגש, צריך להבין מה המטרה של הפגישה. אם אתם מנסים להבין טוב יותר תחום מקצועי מסוים או אופי של עבודה בארגון מסוים, הדרך הטובה ביותר היא לדבר עם מי שכבר נמצא שם. אם אתם מחפשים את עצת המומחים, תמצאו את המומחים. תבררו מי ממש טוב בתחום שאתם רוצים לעסוק בו, מיהם האנשים שאתם שואבים מהם ידע, השראה, שמובילים את השיח בתחום. אם אתם רוצים חשיפה, לקשור קשרים, להכיר אנשים חדשים בעולמות שלכם או בעולמות אחרים, לפגוש את מי שנמצאים כמה צעדים לפניכם - כל אלה סיבות טובות לבקש פגישה. אבל חשוב שתתחילו בהבנת הסיבה, כי היא הבסיס להמשך.

לפני ששולחים סדרת מיילים או בקשות ברשתות החברתיות לאנשים שלא מכירים אתכם, צריך לעשות שיעורי בית כדי להפיק את המרב מהשיחה. שאלו את עצמכם מה בדיוק אתם מנסים ללמוד שאינכם יכולים ללמוד מחיפוש פשוט בגוגל, מסרטוני וידיאו, מבלוגים או אפילו מקורסים מתוקשבים. פגישה לא יכולה להיות סתם קיצור דרך לדבר שיכולתם לעשות בעצמכם. אם מקבל הפנייה ייענה לה וזה מה שיקרה, בעתיד הוא עשוי להגיד "לא" דווקא למי שעשו שיעורי בית.

אחרי שהתכוננתם, נותר רק לפנות בהזמנה לקפה, ואופן הפנייה הוא חשוב מאוד. נתחיל בסוד קטן. אנשים סקרנים, חכמים ויצירתיים אוהבים לפגוש אנשים סקרנים, חכמים ויצירתיים. הדבר המסובך יותר הוא לגרום לאנשים להבין שאתם מאלה שהם רוצים לפגוש. יש מאפיינים מסוימים לפניות שנענות בחיוב. כאמור, הכנת שיעורי בית והכנה טובה הן אחד המאפיינים. מאפיין חזק אחר הוא חיבור באמצעות מכר משותף. הרשתות החברתיות מזמנות לנו שפע של דרכים למצוא אנשים שאנחנו מכירים ואנשים שמכירים את מי שאנחנו רוצים להכיר. אבל חשוב להבין, הבקשה ממכר לחבר אתכם למישהו אחר מחייבת את המכר, ולכן רצוי שזה יהיה מישהו שמכיר אתכם מספיק טוב וירגיש בנוח עם הקישור. ספרו לאיש הקשר למה אתם מבקשים את החיבור כדי לעזור לו להכין את הרקע לבקשה, ואולי בהזדמנות זו יהיו לו גם עוד רעיונות עבורכם.

ועכשיו תהיו אותנטיים. זוכרים את הסיבה שבגללה רציתם לפגוש דווקא את האדם הזה? הפנייה שלכם צריכה לספר באופן הכי אותנטי למה דווקא הוא, מה המטרה שאתם מנסים להשיג, מה כבר למדתם ומדוע אתם רוצים לפגוש אותו לקפה. תראו שהכנתם שיעורי בית. "נשמע לי נחמד לשוחח" או "מעניין אותי כך וכך" - זה לא מספיק. ספרו באופן הכי אותנטי שאתם רוצים ללמוד מהאדם המסוים או לדבר איתו על רעיון שממשיך עשייה שלו - פנייה שמראה שקראתם את הספר, חקרתם את הנושא, ביקרתם באתרים או שמעתם הרצאה, ויש לכם רעיונות, מחשבות, רצון לחקור עוד.

ויש עוד משהו. הפגישות האלה כבר מזמן לא קשורות אך ורק למבט כלפי מעלה. לא פחות חשובות הפגישות עם עמיתים, ואלה הרבה פחות מסובכות להשגה. אפשר ללמוד הרבה לא רק מהמומחים והבכירים אלא גם מאנשים שצעדו בדרך קצת לפניכם. הרשתות מלאות בקבוצות שוקקות שיח ואנשים בהן מושיטים יד לאנשים בתפקידים מקבילים, שעשו שינוי מסוג מסוים או פשוט מתוך כבוד ל-Serendipity, אותו תהליך שבו אנחנו מוצאים בלי לחפש. אבל כדי למצוא, צריך להיות שם, עם אדם שאתם לא מכירים, בשיחה על קפה.

יום יבוא ואולי אתם תהיו, ואולי אתם כבר, בצד השני של הבקשה לפגישת קפה. ולכן זה הזמן לפתח תרבות "העבר את זה הלאה" (Pay it Forward), שזה ההפך מיד רוחצת יד. אין כאן ציפייה לתמורה אלא הבנה שמישהו עזר לכם ותפקידכם כעת לעזור לאחרים. הפוך חזק בבקשה. 

■ הכותבת היא יועצת אסטרטגית לעולם העבודה העתידי ובעלת הבלוג "עולם העבודה העתידי".