אנחנו חיים בעידן חדש של חרדת אימייל: כך תתגברו עליה

תקופת הקורונה טרפה את הקלפים בשוק העבודה. מנהלים ועובדים כאחד נאלצים לעכל שינויים מהירים ולהסתגל אליהם תוך כדי תנועה. איך מנהלים ומתנהלים בעולם כזה? במדור החדש "ניהול וקריירה" נציג בפניכם את מיטב המומחים שיציעו דרכים להתמודד עם עולם העבודה המשתנה, או לכל הפחות ייתנו לנו כמה נקודות למחשבה 

הם מחכים בתחתית תיבת הדואר הנכנס של מג קין, מסומנים כדחופים שלא נקראו. "אני חושבת עליהם בכל יום", היא אומרת על המיילים האלה, שהיא פשוט לא מסוגלת לאזור עוז ולענות עליהם. לפעמים היא פותחת אחד, נזכרת שהוא מחייב תשובה קצת מסובכת ונסוגה מיד. הסוף החגיגי מגיע אחרי שנה או שנתיים, כשהיא מרשה לעצמה למחוק - אחרי שלחצה על "הדפס". "עכשיו זה עותק קשיח", מסבירה קין, בת 40, המנהלת אתר חתונות באוקלנד. "אני אומרת לעצמי, זה נעשה. זה כמו לסגור את מעגל הלחץ".

אימייל, התקשורת האלקטרונית היומיומית הזאת, חשוב היום מתמיד, כאשר רבים כל כך עובדים מרחוק בבידוד ויש לו הכוח להלחיץ אנשים באלף דרכים שונות. לרבים מאיתנו החיים גם כך בהילוך מהיר מדי בימים אלה, וגיוס של הכוחות הרגשיים כדי להשיב בצורה מושלמת נעשה מלחיץ עוד יותר.

"ככל שרצות אצלי במוח מערכות רבות יותר, אני מרגישה שיש לי פחות מקום בכונן הקשיח", אומרת קין. חודשים שבילתה בחינוך ביתי של ילדיה, בניסיון לפענח אילו פעילויות בטוחות בזמן קורונה, הותירו אותה בתחושת שיתוק אל מול עד אימייל שדורש ממנה לקבל החלטה.

איך את מביעה תודה, חום וש"המסר עבר" בלי להישמע מתפתלת או כמי שחטאה בהזנחת המענה הראשוני? כמה מהר עליי לענות? מה הרגע המדויק שמראה שאכפת לך אבל גם שאת לא עוקבת באופן מטריד אחר השולח?

"זה גורם הרבה לחץ", אומרת קרוליין ונדר ווילט, בת 36 מסנטה מוניקה, שעובדת כמנהלת מוצר בחברת טכנולוגיה. בשלב הזה, אפילו הודעות שבח במייל שלה מציתות חרדה.

"התשובה שלי צריכה להתאים למחמאה. אני צריכה שלתשובה תהיה אותה הילה, שאני אגיד לעצמי, הנה גרמתי להם שוב לחשוב שאני באמת מבריקה", היא אומרת. "מה אני עונה?" היא מצאה את עצמה מצטערת על הרגע שקיבלה את התשבחות האלה.

אסטרטגיה אחת שנקטה לאחרונה עזרה לה: לענות מהר ככל האפשר. לדעתה המהירות מפצה על פגמים בתוכן. "אני לא חושבת שהם יצפו שהמייל יהיה זוהר", היא אומרת. "זה משחרר".

  

מפחדים להתחייב

דניאל פוסט סנינג, מחבר הספר Emily Post's Manners in a Digital World ובן נינה של כוהנת הנימוסים האמריקאית, אומר שיש לנו 24 שעות לענות למייל, אבל מענה מהיר יותר עשוי להעניק יתרון. חקו את הרשמיות של ההודעה המקורית בתשובה שלכם ועשו התאמות, לדוגמה באופן הפנייה - "שלום" פשוט לעומת "מר ג'ונסון היקר". אם האימייל הוא חלק משרשרת מיילים ארוכה, באופן טבעי חלק מהמבנה הזה ייעלם, אבל אפשר לדוגמה להתחיל את המענה בראשי התיבות של הנמען כדי לשמור על החיבור אליו.

"פנו אליהם כאל בני אנוש", אומר סנינג. "כך הדברים שתכתבו בהמשך לא יתפרשו כתובעניים".

בעולם שבו אנחנו מופצצים באינסוף התראות - הודעות וציוצים, תגובות באינסטגרם, לייקים בפייסבוק והתראות סלאק מרובות - אימייל עשוי לתת תחושה של רשמיות וענייניות, כמו התחייבות אמיתית, אומר סנינג. הבהירות והקביעות של המדיום הופכות אותו למסוכן.

"פנים אל פנים, כשאתה אומר משהו שעלול להתפרש לא טוב, הדברים מתפוגגים לבסוף. אנשים לא זוכרים אותם באותה מידה", אומר אנדרו ברודסקי, פרופסור לניהול בבית הספר לעסקים של אוניברסיטת טקסס, שחוקר תקשורת וירטואלית בעבודה. "העניין באימייל הוא שהדברים ללא ספק נמצאים שם".

לחשוב על זה יותר מדי - זה עלול להחמיר את המצב. מחקר שעורך ברודסקי מגלה שככל שמשתתפי המחקר - סוכני נדל"ן ומשכנתה - השתהו זמן רב יותר על כל אות בכל הודעה, כך המייל הניב תוצאות גרועות יותר, לפי דיווחיהם.

"אתה נעשה חרד, ואז אתה משפץ ומשפץ את הניסוח, עד לשלב שבו תיקוני היתר מזיקים", אומר ברודסקי.

קחו 5 דקות להתחרט

קארל אוסטרוסקי, יועץ משיקגו, שם את מבטחו בפיצ'ר שמאפשר עיכוב של 5 דקות בשליחת המייל, כדי לתפוס טעויות כמו מסמכים ששכח לצרף לפני השליחה. לעתים קרובות הוא גם שומע את קולה של סבתו המנוחה בראשו, שמזהיר אותו על טעויות דקדוק, "כאילו האימיילים האלה ילכו איתי לחיים שאחרי המוות והיא תעבור עליהם איתי. אני שולח את המייל וחושב, אוי, אני לא אוהב איך שזה נשמע. תנו לי לחזור אחורה ולתקן".

הוא נותן לעצמו מרווח נשימה עם "אישורי הקבלה" - מענה מהיר וקצר שבו הוא מיידע את הנמען שהוא ראה את ההודעה ויענה מאוחר יותר השבוע, אחרי ש"יעכל" אותה במלואה. זאת דרך להציע ארכה לאדם שכתב, להרגיע את החרדה שאולי יש לו בעקבות שליחת הבקשה, ולאשר שהכדור במגרש שלו עכשיו.

אולי זה הזמן להפגין חום ופגיעות. קתרין ניומן, מחברת הספר "How to Be a Person", גילתה שלאחרונה היא מעדיפה להשתמש במשפטים משתפכים במייל. היא עשויה לכתוב "בשמחה!" במקום ה-OK הרגיל. "רוב הזמן כל כך עגום עכשיו", היא אומרת, "כל דבר שינצוץ אפילו לרגע נראה כמו ההימור הטוב ביותר".

ומה בנוגע לאימייל שהתעלמתם ממנו, אפילו חודשים, כמו קין? האם יש שלב מסוים שבו נהיה מאוחר מדי לענות?

"תעשו את זה", אומר סנינג. "לא, זה לא מוצלח כמו לענות בזמן", הוא מודה, "אבל אל תתנו לזה לעצור בעדכם בדרך להשיג את המטרות שלכם ולקטוף את הפירות שיש לקטוף".