תכנון משרד: הדרך להצלחה

רבים מהעסקים מתאפיינים בהתפתחות מהירה, שינויים במשימות וכתוצאה מכך שינויים במבנה הארגוני או הפיסי בסביבת העבודה. הגורמים לכך הם: מעברים (re-location), צמיחה עסקית ע"י מיזוגים ורכישות, אי ודאות עסקית, שינויים במבנה הארגוני ועוד. כתוצאה מכך, חברות מתמודדות עם הצורך לייצור צורות ארגון וניהול חדשות, שלהן השלכה ישירה על סביבת העבודה.

לאורך כל המאה ה-20, צורת הארגון של המשרדים היתה כזו שידעה לתמוך בעבודה מבוססת נייר. הצורך הלכה למעשה "להעביר" נייר, מסמך, מאדם לאדם לאורך כל השדרה הניהולית, ייצר סביבת עבודה אשר מאורגנת סביב מעבר שוטף של אינפורמציה, ולא ע"פ הצורה האפקטיבית ביותר. העבודה עם המדפסות הישנות יצרה אף בעיות אקוסטיות, ולכן לרוב רוכזו כל עמדות ההדפסה בסביבה סגורה אחת, כדי להפחית רעשים בסביבת העבודה.

המעבר הגורף למערכות מידע ממוחשבות בעשורים האחרונים הוביל ליצירת שיטות חדשות להעברה ואחסון המידע. התקצרו הזמנים לתקשורת ונוצרו אפשרויות ניידות גבוהה יותר בתוך המשרד ומחוצה לו. מערכת טלפונים מרכזית ורשת המחשבים מאפשרת לצוות במשרד לגשת לתיקים האישיים ולשלוחה האישית שלהם מכל מקום במשרד. בכך ירד הצורך בעמדת עבודה אחת מוגדרת לכל עובד. החיבור לאינטרנט ומחשבים ניידים או מחשבים מהבית מאפשרים לעובד לעבוד מכל מקום תוך שמירת קשר כמעט מלא עם כל צוות המשרד.

השינויים העיקריים באים לידי ביטויי בסביבת העבודה בתחומים מגוונים: טכנולוגיות תקשורת חדשות מאפשרות גמישות רבה יותר עבור העובדים. הן משחררות אותם מהמגבלות של צורת העבודה המשרדית המקובלת, ומשעות עבודה שגרתיות. מצד המעסיק, טכנולוגיות אלו מאפשרות לייצר סביבת עבודה פחות בזבזנית ולשמר עובדים איכותיים. חשוב לדעת, כי מנהלי התפעול בחברות הינם פונקציה חשובה ביותר - הם לרוב בונים ומיישמים את מערך העבודה המבוסס על מערכות תקשורת.

תכנון סביבת העבודה

כאשר באים לתכנן את סביבת העבודה החדשה של המשרד, יש לקחת בחשבון את הגורמים הבאים (נתונים שנאספו ממחקרים שונים בתחום):

" יש לייצר יותר תשתיות טכניות - יותר יציאות מיזוג, יותר נקודות חיבור לחשמל ולתקשורת, יותר נקודות הסתעפות במערכות התקשורת, שידעו לתת מענה ליותר אפשרויות ארגון עתידיות של החלל.

" בשלב התכנון יש לבחון חלופות התארגנות של המשרד למצבים שונים. יש לוודא כי התאמת התשתית של המערכות השונות, ובעיקר מערכות התקרה, על מנת לשנותן בעתיד באופן מהיר יותר וזול יותר.

" עמדות העבודה - שולחנות, ארונות, מגירות: יש לתכנן כאלמנטים מודולאריים שיכולים להתארגן בדרכים שונות, להתחבר אחד לשני בקלות ולייצר עמדות עבודה משותפות או אזור ישיבות גדול.

" למבנים עם ריצפה צפה יתרון גדול - ריצפה המכילה את כל חווטי המשרד שניתן לפרקה בקלות כדי לטפל או לשנות מרכיבים אלו. אלמנטים מודולריים כמו קירות עם מרכיבים אקוסטיים פנימיים, פתרונות תאורה ותשתיות חשמל פנימיים מאפשרים שינויים קלים, נקיים ושקטים יחסית.

" העובדים של היום משתמשים בפחות נייר, לכן נדרש פחות מקום אחסון. לרוב מעדיפים סביבות עבודה פתוחות לשיתופי פעולה, ולרוב מרגישים בנוח עם נוכחות של מרכיבים טכנולוגיים.

" עובדים דורשים סביבת עבודה בריאה ואסטטית המאפשרת עבודה פורייה ושניתנת להתאמה אישית. גם בתכנון סביבות עבודה לשימוש מספר אנשים, כדאי להשאיר אפשרות לעבודה אישית לפי הצורך.

בתחומים רבים היום גמישות ארגונית הינה כלי קריטי להישרדות. תכנון ועיצוב של סביבת העבודה החדשה צריך לקחת בחשבון שינויים רבים בהמשך הדרך. מחקרים מראים כי בחברות אשר אופי העבודה וצוותי העבודה משתנים באופן תדיר, יעלו את תפוקתם בחלל פתוח עם עמדות עבודה גמישות באחוזים רבים.

הכותב הוא אדריכל ומעצב המתמחה בתכנון סביבות עבודה.