"תיזהרו מלומר עלינו דברים לא יפים, ואם מישהו מהחברים שלכם אומר דברים כאלה - הלשינו עליו". זוהי רוח הדברים שמתבטאת במסמך שהפיץ באחרונה הבנק האוסטרלי קומון-וולת' בקרב עובדיו, במסגרת כללי "עשה ואל תעשה" ברשת האינטרנט.
העידן שבו יש מחשב לכל פועל ואינטרנט לכל עובד, מייצר כאבי ראש מזן מסוכן במיוחד מבחינתם של ארגונים וחברות.
העובדה שברחבי הרשת יכולים עובדים בכל רגע נתון להעלות חומרים אודות המעסיק שלהם, מחייבת את הארגונים לייצר נהלים ברורים ולקוות שהעובדים יצייתו להם.
בשנים האחרונות זכה דף הנהלים הזה לכינוי "אמנת מדיה חברתית". אלא שבמקרה של הבנק הנדון אפשר בעיקר לקרוא לו "אמנה אנטי-חברתית", ופרסומו יצר לבנק כאב ראש אמיתי ומשבר תקשורתי תדמיתי.
ומה אומר הבנק לעובדיו? ובכן, הוא מבהיר ל-44 אלף מהם כי אסור להם לכתוב דברים שעלולים לסכן את המותג. זה כמובן עוד סביר והגיוני, אבל בהמשך מבהיר הבנק כי עובדיו אחראים לא רק לעצמם, אלא גם למעשי חבריהם - אם לא יסגירו אותם.
הבנק דורש מעובדיו לדווח על תוכן או מידע "לא נאות או מזלזל שפורסם על-ידי אחרים בסביבת המדיה החברתית", ומי שלא ימלא אחר הוראה זו - מסתכן בפיטוריו.
ואם הבנק כותב זאת, העיתונות חוגגת כמובן: אחד העיתונים הגדולים ביבשת כתב בכותרת שמנה במיוחד: "קומון-וולת' מאיים לפטר עובדים שלא ידווחו על ביקורת בפייסבוק".
אין ספק כי אסור להקל ראש בסוגיית התנהגות עובדים בסביבה פומבית ואינטרנטית. אלא שהגישה שבה בחר הבנק - האיומים, ההפחדות, ובעיקר הבחירה בלהדגיש את השלילי במקום להסביר כיצד למנף את תדמית הבנק ברשת באופן חיובי - כל אלה מעידים על ליקוי מאורות בזירה הדיגיטלית.
עכשיו, אחרי שמישהו כבר דרך על מוקש הנעל הזה, אפשר מבעד לקולות הנפץ באוסטרליה ללמוד איך כן מטפלים בסוגיה הרגישה הזו של התנהלות עובדים בזירות מדיה חברתית.
הנה מספר כללי אצבע שיעזרו לכם לעשות את זה טוב יותר:
1. שתפו את העובדים שלכם בגיבוש המסמך
יועצים משפטיים הם כלי חיוני, אבל הם לא תמיד חיים את רוח הארגון. ניסוח אמנת ההתנהגות במדיה חברתית חייב להתחיל באיסוף מידע מהעובדים והתייעצות איתם. כך תרוויחו גם שיתוף-פעולה שלהם וגם תנפיקו מסמך מועיל יותר.
2. הכול עניין של ניסוח וגישה
אפשר לכתוב "אנחנו נפטר אותך אם תכתוב ביקורת שלילית על מוצר של החברה", ואפשר לכתוב: "כעובד החברה, העלאת דברי ביקורת על מוצרינו לרשת עלולה לייצר נזק למקום עבודתך".
3. אל תסתפקו בהפצת מסמך נהלים קר
אספו מספר דוגמאות מחכימות של דברים אשר נכתבו עליכם ועל מתחרים שלכם ברשת, והשתמשו בהם כ"קייס סטאדי" שתציגו לעובדים. חממו את האווירה על-ידי הבאת דוגמאות חיוביות שבהן עובדים סייעו ללקוחות אונליין והביאו תועלת לחברה וללקוח.
4. קחו בחשבון: כל מה שלא צריך להתפרסם - יתפרסם
כאשר אתם מנסחים את המסמך, התייחסו אליו כאילו הוא מיועד לידיו של עיתונאי. האם הייתם עומדים בנינוחות מאחורי כל מילה בו, אילו ידעתם שיתפרסם מחר בבוקר בעיתון הארצי? אם התשובה שלילית - חיזרו לנסח אותו מחדש. הדלפה היא עניין של זמן.
בשורה התחתונה יש כלל אצבע אחד שחשוב מאוד לזכור: אתם מנסחים "אמנת מדיה חברתית" - לא "אמנה אנטי-חברתית".
הכותב הוא מנכ"ל Refreshing.co.il - המלווה ארגונים ומותגים בפעילות שיווקית ברשתות חברתיות.