מסביב לשעון

יש קלישאות שלעולם לא נס לחן, ו"זמן זה כסף" היא אחת מהן. מספיק להעיף מבט על כמה כותרות מהימים האחרונים כדי להבין שהזמן היה ונשאר הבוס הגדול של שוק העבודה. תשאלו את עובדי הרכבת, ששיבשו לחלוטין את פעילות הרכבות ברחבי הארץ, וגם את זמנם של המוני נוסעים כשהכריזו על שביתה. ללא הגבלת זמן, כמובן. תשאלו את הרופאים המתמחים, שנאבקים על הזמן שאורכת כל משמרת שלהם בבית החולים, ועל מחסור בזמן האיכות עם משפחותיהם. תשאלו את נגידי הבנקים המרכזיים ברחבי העולם, שבדרכים יצירתיות מנסים להרוויח עוד קצת זמן בדרך הבטוחה למשבר העולמי הבא.

הזמן נמצא במהותם של נושאים רבים כל-כך, שכבר הפך מזמן לתורה ניהולית שלמה: יש מומחים וסדנאות לשיפור ניהול זמן, תוכנות לניהול לוח זמנים, אין-ספור הרצאות, טיפים ומצגות עמוסות ציטוטים של גדולי הדורות עבור כל מי שיש לו שפע של זמן, אבל אין לו זמן לשום דבר.

מעניין להתבונן בסוגיית ניהול הזמן מהפריזמה של מנהלים, שאמונים על הזמן של עצמם וגם של עובדיהם. שבעה אישים בכירים במשק סיפרו ל-G כיצד הם מנסים לנהל את זמנם בתבונה, בין שלל יעדים ומשימות. כך נראות מנהרות הזמן שלהם.

 רביב צולר / צלם: דור מלכה

ביטוח | רביב צולר

כבר לא עובד בלילות מהבית

תפקיד: מנכ"ל חברת הביטוח ישיר איי.די.איי

מספר עובדים: 1,100

אישי: בן 47, נשוי פלוס שתיים, מתגורר ברמת אפעל

סדר יום: אני קם בסביבות שש, אוכל ארוחת בוקר, קורא עיתונים והולך לחדר כושר. לעבודה אני מגיע בשמונה וחצי. שעות הבוקר הן השעות הכי פרודוקטיביות שלי; את הרעיונות הכי טובים אני מקבל כשאני עושה כושר, ואני אוהב לקיים פגישות חשובות עם עובדים בשעות האלה. כ-70% מהיום שלי מוקדשים לישיבות ולפגישות, והשאר לעבודה עצמית. אני מקבל כמה מאות אימיילים ביום ומשתדל לענות במהירות, גם תוך כדי פגישות. בסביבות 19:30 אני נוסע הביתה. היום אני משתדל לא לעבוד מהבית בלילות, ולתקן את דרכי העבר". ב"דרכי העבר" צולר מכוון לימיו כאחד ממייסדי חברת נס טכנולוגיות, שבה כיהן כנשיא וכמנכ"ל במשך שש שנים. "הייתי עובד 24 שעות ביממה, לפחות שישה וחצי ימים בשבוע, וזה לא טוב לאורך זמן. לקח לי זמן עד שהחיים שלי היו התאזנו בין עבודה למשפחה. קשה מאוד להגיע לזה, וגם היום אני לא במקום מושלם, אבל השאיפה לכך קריטית".

ישיבות: "אני לא קובע פגישה של יותר משעה, למעט ישיבות הנהלה ודירקטוריון. הנחלתי בתרבות הארגונית של החברה שישיבה חייבת להתחיל בזמן אבל לא חייבת להסתיים בזמן - עדיף לסיים אותה קודם. אני מאוד מקפיד להיצמד ללו"ז, וכשיש חריגות אני מתקן אותן מהר מאוד".

ניהול זמן: "חשוב לי מאוד שכל עובד ידע מהם היעדים שלו ומהן הציפיות ממנו, ומה המשאבים שמוקצים לו. הכול אצלנו מאוד מדיד, וברגע שלאנשים יש כל המדדים, ניהול הזמן נהיה יותר יעיל. לגבי מנהלים, אני חושב שהם צריכים לאמן את עצמם ללמוד להבין טוב יותר את מי שיושב מולם ועם מה הוא מגיע לשיחה, וככה הם יגיעו למטרות שלהם יותר מהר".

סוף-שבוע: "ממש לא עובד, אבל זמין כל הזמן אם יש משהו דחוף בעבודה".

זמן למחשבה: "יש לי מעט מאוד זמן כזה, אז אני משתדל לעשות דברים תוך כדי. פגישות עם עובדים מאפשרות לי להשקיע בחשיבה לא שגרתית. אני גם נוהג לעשות הרבה הליכות בערב עם אשתי. היא מאוד יצירתית, ומוציאה ממני יצירתיות. זה זמן איכותי לחשוב ולקבל החלטות עם השותפה שלי, שמכירה אותי יותר טוב מכולם ובאמת יודעת לתמוך בי".

 אלי דפס / צלם: דור מלכה

בריאות | אלי דפס

שעה בבוקר לניהול עצמי

תפקיד: מנכ"ל שירותי בריאות כללית

מספר עובדים: 41 אלף (כולל 14 בתי חולים שבבעלות הקופה וחברות בנות)

אישי: בן 58, נשוי פלוס שלושה, מתגורר במזכרת בתיה

סדר יום: "אני קם בעשרים לשש, קורא את כל העיתונים, ולוקח לדרך את אלה שלא הספקתי לעבור עליהם. מגיע לעבודה בין שבע ורבע לשבע וחצי. כולם יודעים שלא מפריעים לי עד שמונה וחצי. אני לוקח שעה לעצמי לתכנן את היום. אני עובד עד שבע בערב. אני חושב שעבודה מעבר ל-12 שעות ביום היא לא אפקטיבית. אתה נוכח, אבל אתה לא יעיל. כשאני בבית הטלפונים זורמים עד 22:00. בתפקיד הזה אתה כל הזמן בקשב, זה לא עוזב אותך לרגע".

ישיבות: "אני קוצב זמן לכל פגישה: פגישות רגילות - חצי שעה, פגישות עבודה - שעה. אנשים אוהבים לדבר, ואם אניח להם לעשות את זה הם ידברו שעות. יותר משישים איש כפופים ישירות אליי, ומספיק שכל אחד ירצה לשבת חצי שעה בשבוע, וכבר הגעתי ליום שישי. כשמישהו מבקש לקיים דיון, אני מברר כמה זמן הוא רוצה וקוצב חצי. עדיף לחלק את הדיון לשתי פעימות מאשר לדון בנושא שלוש שעות ולא להגיע לשום דבר. לא מאחרים לי בדקה. אם אני מנהל עשרים דיונים ביום, וכל אחד יאחר בשתי דקות, איבדתי ארבעים דקות יקרות. במהלך הפגישות לא מעבירים אליי שיחות. דברים דחופים? הצוות שלי מברר למי זה דחוף. במהלך הדיונים יש הרבה מצגות, שאנשים עובדים עליהן יום ולילה ואוהבים להציג אותן במלואן, אבל אני קורא את המצגת מראש ואומר, נתחיל בעמוד 37 - מסקנות והמלצות. מי שלא קרא את החומר, שלא ישב בדיון".

ניהול זמן: "אני מחלק את הלו"ז שלי לחבילות זמן. 1. סיורים מחוץ למשרד (פתע או מתוכננים מראש); 2. פגישות עבודה, דיונים וישיבות דירקטוריון; 3. הרצאות לפורומים וכיבודים שונים כמו חניכת מרפאה או פרידה ממנהל מחוז; 4. ענייני רגולציה (פגישות עם משרד הבריאות, משרד האוצר, כנסת, ועדות); 5. דואר, מיילים וטלפונים; ו-6. דברים לא צפויים (כמו מחאת הרופאים, שמחקה את החיים לחודשיים). לפחות פעם-פעמיים בחודש אני מסתכל לאחור על הלו"ז ובודק איזו חבילה מושכת ממני יותר מדי זמן ובאיזה צד חסר לי זמן. אני גם משתדל לבדוק למה שואבים אותי דברים לא חשובים ולא דחופים, ואז אני מגלה שאני אשם בחצי מהפעמים. כמנהל, אתה מתאהב ברעיון שאנשים צריכים אותך, אבל אם זה גוזל זמן, והזמן יותר יקר לך ממה שחושבים עליך, נסה ליצור מצב שבו המדיניות והאסטרטגיה שלך ברורות - ושהכפופים לך ישחו בהן. יש דיונים שמתעוררים בכל שני וחמישי, ומטבעם אין להם סוף, כמו דרגות לעובדים וענייני שכר ורכב. קבעתי שהנושאים האלה יידונו פעם בשנה באופן מרוכז, אחרת אעסוק כל יומיים במישהו שמרגיש מקופח או לא מקודם".

זמן למחשבה: : "בנסיעות בבוקר לעבודה אני תמיד שואל את עצמי מה נמצא על השולחן שלי ועוד לא קיבלתי החלטה לגביו, וככה זוכר לטפל בדברים".

סוף-שבוע: "הרבה טלפונים ועדכונים על כל אירוע חריג שקורה בבתי החולים או במחוזות. אני גם רואה כל הזמן אימיילים בבלאקברי. בשבתות אני רוכב על אופניים, וזה הזמן היחיד שבו אני באמת מתנתק".

 איל וולדמן / צלם: דור מלכה

היי-טק | איל וולדמן

מקצה פחות זמן בישיבות

תפקיד: יו"ר, נשיא ומנכ"ל מלאנוקס

מספר עובדים: 800

אישי: בן 51, גרוש פלוס שלושה, מתגורר בתל אביב

סדר יום: "אין לי סדר יום טיפוסי. שלוש פעמים בשבוע אני עושה כושר, ואחר כך מתחיל את יום העבודה. אני נמצא לא מעט בנסיעות לאחד משלושת האתרים של החברה בישראל ועובד משם, וגם טס הרבה לנסיעות עסקים בחו"ל - פעם בחודש, למשך שבוע עד שבוע וחצי. רוב היום שלי מוקדש לישיבות ולפגישות שעוסקות בנושאים שונים: עסקים, טכנולוגיה, משקיעים, לקוחות וכיוצא באלה. אני מקדיש הרבה זמן גם לקריאה ולכתיבה של אימיילים. יום העבודה נמשך עד הערב, בשעות משתנות. אם אני מספיק, אני נהנה לצאת לבלות".

ישיבות: "60% מהפגישות הם עם גורמים חיצוניים ו-40% עם גורמים פנימיים בחברה. בשנים האחרונות אני מקצה לישיבות פחות זמן מאשר בעבר - חצי שעה במקום שעה. אפשר להגיע לאותה תוצאה גם בחצי מהזמן, וככה הכול יותר מתומצת. אני מאוד מקפיד לעמוד בלו"ז".

ניהול זמן: "יום שעובר לא חוזר. אין לנו שליטה מוחלטת בזמן, וזה גם לא דבר שאפשר להחזיר לאחור. מנהלים תמיד צריכים לשאול את עצמם מה הכי נכון להם לעשות בכל רגע נתון ובאיזה מקום הם צריכים להיות. אני גם מאוד מאמין בעבודת צוות, ואם הצוות מעריך ומכבד את הזמן שלו ואת הזמן של המנהל שלו, אז העבודה יעילה. אני עובד קצת יותר מאשר בעבר, אבל מנצל את הזמן שלי טוב יותר".

סוף-שבוע: "משתדל שלא לעבוד, אבל לפעמים צריך. נהנה לבלות עם הילדים ולצאת לעתים לחופשות משפחתיות שכוללות טיולי ג'יפים, סקי מים, סקי שלג וצלילות".

זמן למחשבה: "יש מעט מאוד. בעיקר בחו"ל, במהלך הטיסות או מאוחר בלילה. אני גם מקפיד לקחת חופשה ארוכה פעם או פעמיים ברבעון, וגם חופשה שנתית של כעשרה ימים".

 אביגדור פלדמן / צלם: דור מלכה

משפט | אביגדור פלדמן

מתחיל את היום בחמש בבוקר

תפקיד: עורך דין פלילי בכיר

מספר עובדים: "קטן ואופייני למשרדים פליליים - שניים-שלושה עורכי דין, מתמחה או שניים, מנהלת משרד, מזכירה, ולעתים קדם מתמחה".

אישי: בן 63, גר בתל אביב עם בת זוג ואב לשלושה.

סדר יום: "בדרך כלל מתחיל את היום בחמש ומקדיש את הבוקר לכתיבה, שבחלקה אינה שייכת למסגרת המשפטית. אם נותר לי זמן פנוי, אני הולך לבריכת גורדון או יוצא לצעידה. בשמונה וחצי אני באחד מבתי המשפט המחוזיים או בעליון. אחר הצהריים אני שב לעבודה במשרד או הביתה. אני מעריך שהעבודה האפקטיבית הממוצעת ביום דיון של כשבע שעות בבית משפט היא שעתיים, והדבר הוא תעודת עניות לניהול הזמן בבית המשפט.

"בימים נדירים, שבהם הדיונים מסתיימים בשעה מוקדמת יותר, אני ישן שעה אחר הצהריים. למזלי משרדי נמצא במרחק הליכה של חמש דקות מביתי. הכנה להופעה ממוצעת שלי בבית משפט אורכת כשלוש-ארבע שעות. הופעה בעליון מחייבת הכנה של שמונה עד עשרים שעות, ולפעמים אפילו יותר. העובדים שלי צריכים לדאוג לתווים, ותפקידי הוא לשיר את הפרטיטורה. שעות ההכנה מתחלקות בין שעות הבוקר המוקדמות, שעות הלילה, תוך כדי נסיעות או בהמתנה לתורי בבית המשפט. אני כמעט שלא נוהג, אלא המתמחים ועורכי הדין, והנסיעות משמשות להכנה ולשיחות מקצועיות. סדר היום יכול להשתנות דרמטית עם כניסת תיק חדש, הליכי מעצר, ערעורים, דחיות משפטים וקביעת דיונים מהיום למחר. המשרד גיבש יכולת ספיגה של שינויים, מה שעשוי לגרום להארכת יום העבודה עד לשעות הקטנות של הלילה, ולפעמים עד כדי לילות לבנים".

פגישות: "פגישות עם לקוחות מתקיימות לעתים קרובות בבתי סוהר. פגישות במשרד בדרך כלל מרוכזות ליום או ליומיים בשבוע, לפעמים מהשעה ארבע אחר הצהריים ועד עשר בלילה".

ניהול זמן: "ניהול הזמן שלי נועד להגיע למוכנות מוחלטת בהופעות בתיקים המשפטיים, ולהותיר זמן לעיסוקים אחרים. אני מרצה לעתים קרובות, כותב מאמרים וביקורות ספרים, קורא ספר בשבוע, כותב בבלוג שלי, ומשתדל לכתוב גם כתיבה ספרותית וכעת אני מנסה להשלים שני ספרים. אני גם מכור לסדרות טלוויזיה וחובב קולנוע מושבע. אני משתדל לעשות צעידה של כשעתיים לא רצופות ביום, לעתים קרובות יחד עם הכלב דינו, ותוך כדי מאזין לספרי שמע באנגלית באייפוד".

זמן למחשבה: "המחשבה על תיקים נעשית כמעט ללא הפסקה, בזמן הצעידות, בעת שחייה, תוך כדי צפייה בטלוויזיה וכנראה גם תוך כדי שינה".

סוף-שבוע: "משתדל לא לעבוד אלא במקרי חירום ולהקדיש זמן לילדים, שניים מהם בני 6 ו-10. גם במהלך השבוע אני מנסה לנצל עמם רגעים פנויים".

 רמי לוי / צלם: דור מלכה

קמעונות | רמי לוי

מחצית מהעבודה מתבצעת בטלפון

תפקיד: בעל השליטה ברשת המזון רמי לוי שיווק השקמה ומנכ"לה

מספר עובדים: 3,500

אישי: בן 55, נשוי, אב לארבעה ילדים וסב לשלושה נכדים, מתגורר בירושלים

סדר יום: "אני קם בשש-שש וחצי ומניח תפילין. אחר כך אני מתעדכן בסדר היום - איפה מתקיימות הפגישות ובמה הן עוסקות. לפני שאני יוצא מהבית אני מקדיש שעה לשיחות טלפון. אני מדבר בכל בוקר עם המנהלים שלי ומקבל עשרות טלפונים מחנויות ומספקים. בשעה הזאת אני מספיק לסדר הרבה דברים, ואז יוצא לדרך.

"לוח הזמנים שלי דינמי מאוד ונתון לשינויים. יש פגישות שנקבעו מראש, ותוך כדי אני עושה סיורים בחנויות ברחבי הארץ ומקבל הרבה שיחות מלקוחות שמתקשרים אליי ישירות - לא צריך לעבור דרך ארבע מזכירות. 50% מזמן הניהול שלי מתבצעים בטלפון. אני חוזר הביתה מאוחר; זה יכול להיות בתשע, אבל גם באחת בלילה".

ישיבות: "אנחנו לא נוהגים לשבת שעות בישיבות הנהלה. ההנהלה שלי מאוד מצומצמת, ואני לא רוצה לכנס את כולם בכל פעם אלא לחסוך זמן, אז הרבה נושאים נידונים בטלפון און-ליין. מנהל הסחר מדבר איתי כל היום, מנהל התפעול מדבר איתי כל היום. מבחינתי גם זה ישיבת הנהלה. אם יש ישיבות ופגישות אני יודע מראש במה מדובר, והדיונים ענייניים, קצרים ולקוניים".

ניהול זמן: "שיטת הניהול שלי היא לפגוע במטרה בתגובות מיידיות. הכול מטופל הרגע ומיד. אני לא אוהב למשוך דברים. אם נקבעה פגישה להיום, לא אדחה אותה למחר, ואם יש פגישה בשבוע הבא אבל היא דחופה, אקדים אותה להיום".

סוף-שבוע: "אני עובד ביום שישי עד הצהריים. השבת אצלי היא שבת מנוחה, זמן שבו אני נמצא עם המשפחה. במהלך השבוע כמעט שלא יוצא לי לבלות עם הנכדים, ואני חושב שאני מפספס בגדול. מצד שני, קשה לעשות את זה במקביל לעסק. הפלוס הוא שאשתי וחלק מילדיי עובדים איתי, אז אני רואה אותם כל יום. במוצאי שבת אני חוזר לעבוד, עושה טלפונים או מגיע לסניפים".

 ערן תור / צלם: דור מלכה

אינטרנט | ערן תור

מעדיף פגישות, ולא אימיילים

תפקיד: מנכ"ל iDigital, נציגת אפל בישראל

מספר עובדים: 200

אישי: בן 44, נשוי פלוס שלושה, גר בהרצליה

סדר יום: "מתחיל את היום ברבע לשבע, בארוחת בוקר עם הילדים. אחר כך לוקח אותם לבית הספר ולגן, ונשאר כעשרים דקות לשחק בגן עם הבן הקטן שלי. משם אני מתחיל בפגישות, במשרד או מחוצה לו. כל מה שקשור לאנשים - עובדים או ספקים - אני בדרך כלל לא עושה באימיילים אלא בפגישות. מדובר באנשים עם אמוציות. לדברים תפעוליים יותר אני משתמש באימיילים. שעות הבוקר בדרך כלל מוקדשות לנושאים של שירות לקוחות, שאני נותן לו קדימות. אני עובד בדרך כלל עד סביבות שמונה בערב, משתדל לאזן יותר ולהספיק להגיע לארוחת ערב בבית, דבר שלא קרה בשלוש השנים האחרונות, ולשמוע מהילדים איך עבר היום. אחר כך אני חוזר לאימיילים ולדברים שהיה צריך לסגור באותו יום ולא הגעתי אליהם".

ישיבות: "בדרך כלל אין ישיבה נורמטיבית שנמשכת מעל ארבעים דקות; אני מכתיב את זה. אני חושב שאנשים צריכים לבוא מוכנים מאוד לישיבות ואני מבקש מכולם להעביר חומרים לפני, כדי שאוכל לבוא מוכן. מצד שני, אני מנהל שמאוד יורד לפרטים ולכן הישיבות לפעמים קצת מתארכות".

ניהול זמן: "בתחילת כל שבוע אני בודק מה המשימות העיקריות שלי שחייבות להתבצע השבוע. יש לי רשימה באופן קבוע על האייפד. בכל יום בסביבות חמש אחר הצהריים אני יושב עם העוזרת האישית שלי, עובר על הלו"ז למחר, ומתקן לפי הצורך. יש הרבה בלת"מים, ואני מנתב חלק מהם למנהלים שלי. כמי שמנסה להיות גם מנכ"ל, גם אבא, גם בעל, גם בן - עם כל התפקידים שיש בחיים, האיזון הופך יותר ויותר מאתגר. כשבונים חברה מרגישים את זה ביתר שאת. אין סוד קסם איך לעשות את זה, אבל הדברים החשובים בעיניי הם יכולת לעשות סדר עדיפויות ומשמעת עצמית".

סוף-שבוע: "בדרך כלל לא עובד, פרט לחומרי קריאה שאני עובר עליהם במוצ"ש. זה לא אומר שאני לא מציץ באייפד במהלך סוף השבוע; יש לי אפשרות לקרוא מה קורה בכל חנות בכל זמן נתון, כמה אנשים יש בה באותו רגע וכמה מכירות בוצעו".

זמן למחשבה: "אין לי מספיק. בדרך כלל זה בעבודה בערב, אז אני מאוד אפקטיבי, או כשאני עושה ספורט פעמיים בשבוע. גם במקלחת זה זמן טוב לחשיבה".

 רונית הראל בן זאב / צלם: דור מלכה

שוק ההון | רונית הראל בן-זאב

להגיב מהר לעובדים

תפקיד: מנכ"לית חברת הדירוג P&S מעלות

מספר עובדים: 35

אישי: בת 51, נשואה פלוס שבעה ילדים (חלקם בוגרים וילדיו של בן זוגה השני), מתגוררת בהרצליה

סדר יום: "אני קמה ברבע לשבע ועושה אימון או ריצה של 60-45 דקות. אחר כך מסיעה את הילדים לבית הספר ומשם נוסעת למשרד. אני אף פעם לא מצטערת שאני תקועה בפקקים, ועושה הרבה טלפונים מהאוטו. יש לי בן באמריקה, ובכל בוקר בדרך למשרד אני מתקשרת אליו. מהלך היום מתחלק בין המשרד לבין פגישות בחוץ. אחר הצהריים, כשהמשרד מתרוקן ויש פחות טלפונים, מוקדש לעבודה הדורשת כתיבה ומחשבה יותר מעמיקה ולעתים לשיחות ועידה של מנהלי המשרדים של P&S בעולם. ברוב ימות השבוע אני מגיעה הביתה לקראת שמונה בערב, נמצאת עם המשפחה, ובלילה חוזרת לעבוד".

ישיבות: "אני משתדלת לקיים ישיבות קצרות, ממוקדות וללא הפרעות חיצוניות. פעם בחודש אני נוסעת ליומיים של ישיבות במטה החברה העולמית בלונדון. מתקיימות שם שבע ישיבות ביום, כל אחת אורכת שעה בדיוק. אני יוצאת חמש דקות קודם מישיבה אחת כדי להגיע בזמן לבאה, ואם אני חורגת בדקה ישר אני מקבלת מייל לנייד: 'איפה את?'. איפה זה ואיפה ישראל".

ניהול זמן: "למזלי אני זקוקה ל-4-5 שעות שינה בלבד ואני עובדת כל לילה מהבית, בין 23:00 ל-02:00. אלה השעות הכי פרודוקטיביות, אין לי בהן שותפים. יש לי זמן לחשוב ולכתוב. זו חברה בינלאומית, הפעילות בה מקיימת כמעט בכל שעות היממה, וחלק משמעותי מהעבודה נעשה במיילים. אני מאמינה שצריך להגיב מהר, במיוחד לעובדים, לתת להם הדרכה מהירה ותשומת לב, וככה גם הם עובדים מהר. יש פה הרבה עבודת צוות, והפידבק און-ליין מאוד חשוב".

סוף-שבוע: "עובדת באופן חלקי. עבודה מסביב לשעון היא לא סתם מונח בחברה גלובלית, והיא מחייבת מענה תמידי. הנייד והמיילים תמיד פתוחים. רוב העולם עובד ביום שישי, ואת גם לא יכולה שלא לענות לעיתונאים בשבת, גם אם את בים".

זמן למחשבה: "בערבים, בלילות ובחופשות. בן זוגי אוהב לקחת אותי להפלגות ללב ים, כי רק שם אין קליטה בסלולרי ואני מצליחה להתנתק מהעבודה. שם אני גם מצליחה להגיע לסוג של שלווה המאפשרת מחשבות מקוריות ויצירתיות".