טלפנית / צילום: שאטרסטוק
"הלו, אני לא שלושה אנשים! יש לי רק שתי ידיים!" - עובדים רבים מרגישים צורך עז לומר זאת למנהלים כשהוא מעמיס עליהם עוד ועוד עבודה, אך כמעט אף אחד לא מעז לומר למנהלו שהוא קורס תחת העומס. גם לא בגרסה המנומסת.
למה העובדים שותקים?
עובדים חוששים שאם יגידו למנהל שהוא מגזים, המנהל יעריכם פחות, לא יקדמם, יחשוב שהם עצלנים ומפונקים, ואולי הדבר יגרום לו לנקוט צעדים שיפגעו בהם, כשינוי הגדרת תפקידם ומסגרת השעות שלהם (באופן שלא רצוי להם), ובמקרה הגרוע אף פיטורים.
הבעיה היא שכשהעובד שקורס תחת העומס לא אומר על כך דבר למנהלו, הוא נאלץ לעשות הכל, נכנס ללחץ שלא תמיד אפשר לעמוד בו, ובמקרים רבים פשוט אינו מספיק לספק את הסחורה. כך, גם החלופה "לשתוק ולעשות" אינה משתלמת לו ולמנהלו.
במקרים רבים המנהל לא בא מן השטח, ולא מכיר בזמן האובייקטיבי הנחוץ לביצוע משימה מסוימת. הוא רואה לנגד עיניו תוצאות, ולא מקדיש חשיבות לתהליך הריאלי שבדרך להשגתן. אולם הצרה היא שדווקא מנהל כזה - שמתמקד בתוצאות ולא בתהליך - יתאכזב אף יותר מהיעדר תוצאות מצד עובדיו. לא משנה לו שהדבר נובע מעומס-יתר.
שמרו על קור-רוח ושירותיות
ראשית יש לזכור כי המטרה היא להפחית לחץ, כדי להגביר אפקטיביות. לכן, הכלל הבסיסי החשוב ביותר הוא לשלוט ברגשות. תגובות של התפרצות רגשית ("וואו, אין סיכוי שאצליח לעשות את זה!") עושות את ההיפך ומגבירות את הלחץ הן בקרב העובד עצמו והן בקרב המנהל.
חשוב להבין את נקודת מבטו של המנהל. יתכן שהוא בעצמו נתון תחת עומס רב, ומותש מכך. לכן חשוב לגשת אליו ברוגע, מבלי להפגין כעס (שרק ירחיקוֹ) או דכדוך (שיגרום לו להסיק שעובדו הרים ידיים).
ככלל, המסר הרצוי שעמו יש לגשת אל המנהל הוא: "אני לא כאן כדי להתלונן על כמות העבודה. אני כאן כדי למצוא פתרון".
האירו את עיני המנהל בענייניות
כאמור, המנהל לא תמיד יודע במה העובד עוסק כרגע, או שאינו זוכר. אולי גם אינו יודע כמה זמן נחוץ לביצוע משימה כלשהי שהטיל על עובדו לבצע. אולי, למשל, הוא לא לוקח בחשבון שבביצוע משימה מסוימת מושקע חצי מהזמן רק בתיאומים מול הלקוח, במיילים, בטלפונים ובפגישות. במקרה כזה, ייטב לכולם אם המנהל ייחשף למידע הזה.
במקרים כאלה נחוצה פשוט הבהרה עניינית של אלה באזניו: "אני עובד כרגע על הדו"ח של לקוח X. אנחנו אמורים להגיש לו אותו עד מחר. ייקח לי עוד כמה שעות לסיים את זה".
כשהעובד חושף את המידע הזה באזני מנהלו, בלי להאשימו (אף לא במרומז) על כך שאינו שותף למה שקורה על שולחנו בכל רגע נתון, זה עשוי להספיק בשביל שהמנהל יבין שעליו להעביר את המשימה הנוספת לידיו של עובד אחר, או לחכות את משך הזמן הדרוש לעובד לסיים את עיסוקיו הנוכחיים.
בצורה זו העובד גם משדר למנהלו אחריות. המשימות שלו חשובות לו, והוא לא מעוניין להזניח אותן ולפגוע באיכותן רק כדי לרצות את מנהלו באופן רגעי.
מסרו לו את הכדור בחזרה
לאחר חשיפת עיסוקיו הנוכחיים, מומלץ לסכם בשאלה: "אני עסוק כרגע ב...., האם אתה רוצה שאדחה את הפרויקט הזה ואעשה את מה שאתה מבקש כעת?", כלומר - למסור את הכדור בחזרה לידי המנהל, שככל הנראה זקוק למידה של שליטה במתרחש, ולאפשר לו לקבל החלטה בהתאם לנתונים שהיו חסרים לו קודם לכן.
בדרך זו העובד מפגין כבוד למנהלו ולעובדה שכמנהל, הוא מכיר את התמונה הארגונית הרחבה, ולפיכך מסוגל לתעדף את המשימות של עובדיו בצורה שמתאימה במדויק לצרכי הארגון. ואכן, סביר להניח שאם המשימה שהעובד עסוק בה באותו רגע אכן חשובה למנהל, לצוות ולארגון - הוא לא יבקש מעובדו להפסיק לעסוק בה כדי לעבור למשימה החדשה שהטיל עליו. לחילופין, אם יחליט שיש לעצור הכל ולעבור לעניין הבא, העובד יצטרך לקבל זאת. כך או כך זה יהיה לטובתו: תהיה לו לגיטימציה לעשות כל דבר בעתו, ולא יצטרך לקרוס תחת העומס.
אתם קורסים? גשו אליו, פתחו את הלב
לא תמיד העומס תוקף רק בעת הנחתת משימה חדשה. לעתים אלה המשימות הקיימות בשגרה שפשוט מסתבכות, מתמשכות וצפופות מדי. בהנחה שלא ניתן לבצע הכל, לעמוד בזמנים ובאיכות הרצויה, כדאי לעצור, לנשום, ולגשת למנהל.
בשיחה עמו יש להסביר לו את המצב, אך כדי לא להצטייר כמי שמחפש הקלות, חשוב להגיע מצוידים בהצעות ייעול ובפתרונות אפשריים.
למשל, העובד יכול להגיע מצויד בהצעה ללוחות זמנים חדשים. גם כאן, רצוי לפתוח בשאלה: "האם מתוך הפרויקטים ברשימה שלהלן ישנם מועדים שאפשר לשנות?", ולאחר מכן אפשר להציע, בהסתמך על הידע המקצועי: "הלקוח הזה פחות לחוץ - רק אתמול שלחנו לו את הסקיצה האחרונה. לכן, את הפגישה עמו אפשר לדחות לחודש הבא".
לחילופין, העובד יכול להציע קבלת תמיכה או האצלת סמכויות. גם כאן כדאי להעלות זאת בצורת שאלה: "האם יש עובד שיכול להצטרף אליי לביצוע אחד הפרויקטים הללו?", "האם אפשר להעביר משימות כלשהן לעובד X?". במקרה זה חשוב לנקוב בשמות של עובדים רלוונטיים בלבד - אלה שיש להם את הידע, הכישורים והניסיון לסייע במשימותיו, ושבדק מראש וראה שהם פנויים יחסית באותה העת.
נקודה למחשבה
לא כדאי לפחד להיחשף בפני המנהל במצב של עומס יתר - ולא רק כדי לפתור את הבעיה הנקודתית: דווקא אותו עובד שמעוניין להתקדם, ורוצה שמנהליו יראו שהוא משקיע ועובד קשה, צריך לקחת אחריות ולסייע למנהל לדעת מה הוא עושה, באילו מינונים ובאיזה הספק. רק כך יוכל להעריך את העובד נכונה, בהיותו מנהל שעסוק בענייניו, ושנראה לעתים תלוש מהמציאות ה"קטנה" של עובדיו.
יעל מהודר היא יועצת ארגונית. מאמריה מבוססים על הידע והניסיון שרכשה בתהליכי ייעוץ ופיתוח מנהלים בארגוני הייטק ותעשייה, ולאנשים פרטיים. המאמרים מיועדים להעשרה, אינם תחליף לייעוץ מקצועי ואישי המתאים למידותיו של כל אדם ואדם, ואין להתייחס אליהם ככאלה. פרטי הסיפורים האישיים טושטשו לשמירת פרטיות מושאיהם. פניות ליעל מהודר אפשר לשלוח לדוא"ל yaelmehoudar@gmail.com, ואפשר לפנות אליה גם בפייסבוק.