שלושה דורות בעבודה / צילום: Shutterstock א.ס.א.פ קרייטיב
לא פשוט לנהל עסק בקיץ. ברקע חופשת הקיץ של הילדים, חום, זיעה ותשישות, עוררות רבה למול עייפות. יש לא מעט הסחות דעת, קולגות נעדרים בגלל חופשות, וכך גם המנהלים. איך בכל זאת שומרים על מיקוד, מוטיבציה ופרודוקטיביות בקרב העובדים בימים החמים?
מדיניות קיץ
תקופת הקיץ, בהיותה זמן להתרופפות הרוחות בארגון, היא זמן שחייבים להתארגן לקראתו. כדי לתאם ציפיות בין הארגון לעובדים, חשוב לקבוע "מדיניות קיץ".
המדיניות כוללת התארגנות במשרד לקראת בוא הקיץ, למשל - בדיקת כל המערכות החשובות לתפעול העבודה היומיומי, והבהרה ותיאום ציפיות לקראת הימים הבעייתיים. לצורך כך יש לקבוע כללים להתנהלות במשרד: האם מותר להביא ילדים למשרד? להתלבש בצורה קלילה יותר?
מדיניות הקיץ צריכה לכלול גם כללים הנוגעים לחופשות, במיוחד בארגון שבו נוהגים העובדים לצאת לחופשות ולנופשים (מקרה שבו עבודה מהבית תהיה פחות רלוונטית, משום שכך הארגון יישאר ריק). חוקים אלה הם, למשל, העיקרון שרק אדם אחד בכל צוות יכול להיעדר בזמן נתון, או הרעיון שנופש באורך חמישה ימים ומעלה יש לבקש בכתב לפחות שלושה שבועות מראש, ואילו בקשות לחופשה קצרה ומידית יאושרו בצורה של "כל הקודם זוכה". נוסף על כך, חשוב לקבוע שעל עובדים היוצאים לחופשה לאתר קצוות לא סגורים בעבודתם ולהשתדל לטפל בהם.
זה הזמן להוכיח איזון עבודה-בית
ימי הקיץ הם הזדמנות להפגין הערכה לעובדים, והכרה בהיותם בני אדם מעבר להיותם עובדים, ולאפשר להם שעות עבודה גמישות ועבודה מהבית, במקרה שאין אפשרות לריבוי חופשות ונופשים בצוות.
במקרים שאי אפשר ליישם זאת, אפשר לשקול דרכים אחרות לגמישות בקיץ, כעצמאות רבה יותר, חצאי ימי חופשה או סבבים מוגדרים מראש של עובדים שיוכלו להגיע מאוחר יותר בבוקר או להקדים לעזוב בסוף היום.
מנהלים רבים נבהלים מהרעיונות הללו, אך כדאי לדעת כי גמישות ועצמאות מגבירות את תחושת האושר הכללי של העובדים, את תחושת הנאמנות שלהם לארגון ואת הפרודוקטיביות שלהם, וכי יישומן בקיץ יכול להשפיע לטובה על תפוקתם לאורך כל השנה. לעומת זאת, תסכול של עובדים שאינם יכולים לצאת עם בני משפחותיהם לנופש בעת שבה רבים עושים זאת מסביב עלול להגביר את חוסר המוטיבציה, ולתת את אותותיו בהמשך.
"גיליתי ששעות גמישות הן צ'ופר שהעובדים באמת מצפים לו. הוא ממש נותן להם 'פּוּש'. אנחנו מיישמים את זה שנה שלישית ברציפות, ובפועל העובדים לא לוקחים יותר חופש מבעבר" (ש, מנהלת).
ותרו, גם אם זמנית, על מה שלא יעיל כרגע
בזמנים דחוקים ועמוסים כימי הקיץ, צריך להפעיל מנגנון "קאט דה בולשיט": לוותר על מה שלא עובד ומבזבז זמן, ולדבוק במה שיעיל.
זה אומר, למשל, שאם ישיבות שבועיות נוהגות להתמשך זמן רב אך אינן הכרחיות לטובת ביצוע העבודה השוטף, אפשר לוותר עליהן. ואם יש משימות לא דחופות שזוללות אנרגיה מרובה מהצוות, אפשר לדחות אותן לימי השגרה. בדומה לכך, אם עובדים מסוימים ידועים כיסודיים מאוד, אך בשל כך כמעכבים תהליכים - אפשר לערוך שינויים בהגדרות התפקידים לתקופה זו, ולהוציאם משרשרת הביצוע של המשימה (כדאי להקצות להם משימות אחרות במקומה, כדי שלא ירגישו שהם מגורשים או מקופחים, ושהדבר יצטייר כמותאם לנחוץ בארגון ולכישוריהם).
כל זמן שהדבר לא כרוך בעיגול פינות בסוגיות חשובות כבטיחות או כשירות לקוחות, וששמים דגש על מטרות העבודה החיוניות והחשובות, מרכזים מטרות חשובות ונמנעים מעבודה מיותרת - מגלים עובדים יעילים, ומנהלים יצירתיים וחדשנים.
רעיונות של מנהלים שזה עובד להם
"אני מעניק בונוסים וכל מני תמריצים לכל מי שמסכים לעבוד בתקופות הנופש הפופולריות ביותר".
"אני אומר לעובדים שלי שאני צריך, למשל, 12 אנשים במשרד באוגוסט, ונותן להם לסכם ביניהם את מועדי החופשות שלהם ולארגן מי מגבה את מי במשימות. אני רק מפקח ובודק שהבחירות שלהם לא משבשות את לוחות הזמנים או את איכות העבודה".
"ימים שחסרים בהם עובדים שיבצעו את העבודה הם זמן טוב לגייס מתמחים או עובדים זמניים".
"כדי לתת לעובדים תחושה קצת יותר חופשית, אנחנו מנהלים פגישות בחוץ במקום במשרד. מתאווררים קצת, ואפילו צועדים יחד בירקון. זה כיף, יעיל, וספורטיבי. חוץ מזה, אנחנו תמיד דואגים לקיים את אירועי הגיבוש בקיץ, והם תמיד כוללים את משפחות העובדים".
"אנשי המכירות שלנו מקבלים תמריצים שמאפשרים להם לצאת מוקדם יותר מהעבודה - כל עוד הגיעו למכסת המכירות היומית שלהם. אם עובד משקיע יותר כדי להגיע ליעד ומרוויח מזה עזיבה מוקדמת, שנינו יוצאים מורווחים".
"אנחנו מרגיעים קצת את הכללים במשרד בזמן הקיץ. ביום אחד מביאים אוכל ומאריכים את ההפסקה לטובת ארוחה משותפת מושקעת, ביום אחר מגיע מישהו מבחוץ להפעיל את הצוות למשך שעה באמצע היום. מדהים מה ששעה אחת ביום עושה לצוות אחר כך".
----
יעל מהודר היא יועצת ארגונית ומומחית לקריירה ולניהול. מאמריה מבוססים על הידע והניסיון שרכשה בתהליכי ייעוץ ופיתוח מנהלים בארגוני היי-טק ותעשייה, ולאנשים פרטיים. המאמרים מיועדים להעשרה, אינם תחליף לייעוץ מקצועי ואישי המתאים למידותיו של כל אדם ואדם, ואין להתייחס אליהם ככאלה. מוזמנים לדבר עם יעל במייל yaelmehoudar@gmail.com, בפייסבוק או באתר .בקרוב בחנויות ספרה הראשון של יעל מהודר - "המועמד הנבחר".