עבודה מהבית / צילום: shutterstock
במצב החירום שבו אנו מצויים כיום, מי יכול להתרכז בענייני עבודה כשהחדשות אינן פוסקות מלהתפרץ, הראש לא מפסיק לחשוב על מה שיהיה, הלב חרד לגורלם של הקרובים והרחוקים, והילדים לא הולכים למסגרות החינוכיות ויש איום מרחף לגבי גלי פיטורים? במצב כזה הכרת האתגרים הניהוליים ומתן מענה מתאים על-ידי המנהל יכולים להפוך את ההתמודדות לפחות קשה.
עבודה מרחוק - אתגר לפרודוקטיביות
ככלל, לעבודה במצב של בידוד או לעבודה מהבית בעתות חירום יש השלכות לא מעטות על איכות העבודה. אחת מהן היא תחושת בדידות.
אפילו בימי שגרה רגילים למדי מובילה עבודה במצב של ריחוק פיזי פעמים רבות לתחושת בידוד חברתי שאינה קלה להתמודדות. בדוח בריטי מפורט ניכר קשר בינה לבין פרודוקטיביות ירודה, ומחקרים רבים מראים כי תחושת הבדידות אף פוגעת בבריאות הגוף והנפש של העובדים (ובהתאם לכך גם בפרודוקטיביות שלהם). אז אם כך זה בשגרה, ודאי שבעתות חירום - שבין כה וכה כרוכות במתח ובחרדה התלויים בנסיבות - המצב הנפשי של העובדים בבידוד אינו פשוט.
במצבי חירום נוצר גם מצב שבו אנשים שאינם מורגלים בעבודה בבית נדרשים לעשות זאת לעתים לראשונה. לא כולם מסוגלים לעשות זאת מבחינה מנטלית, ולא לכולם ישנם גם התנאים הפיזיים המספקים לשם כך (מחשב, פינה שקטה לעבודה ועוד), במיוחד כשמצב החירום נופל עליהם בהפתעה. נוסף על כך, ייתכנו גם קשיים בהסתגלות המנטלית הנדרשת לעבודה עם כלים טכנולוגיים שונים, ובפרט בתקופה שבה הארגון עצמו אינו ערוך לכך.
בעיה אחרת בעבודה בבידוד היא ההתנהלות ללא נוכחות קרובה של מנהל. במצב כזה על מנהלם להביא בחשבון כי יהיו עובדים שייקחו על עצמם יותר ממה שהם רגילים בשגרה, כולל החלטות שלא קיבלו בעבר לבדם, ויהיו כאלה שיעבדו שעות ובמאומץ ובמתח רב מתוך הכרח להציג תוצאות ולהוכיח שהם מבלים את זמנם בעבודה גם באין פיקוח צמוד. וזאת, כמובן, לצד המתח הרב שפוקד אותם לאור המצב.
יתרה מזו, קשה לעובדים להבין מה גבולות העבודה הנדרשים, ולכן צפויות תקלות של חוסר תיאום שיובילו למשימות שלא תבוצענה או לחלופין לכפילויות בביצועים. זאת בתורו עלול ליצור קונפליקטים בין הנפשות הפועלות.
כך גם באשר לעבודה המבודדת מקולגות: העובד לבדו, איש פתרונות מבריק ככל שיהיה, עשוי להזדקק לעתים לייעוץ, לתחושת "אישור" מקולגות, לשיתוף ברעיונות עם אחרים שקשורים ישירות למשימותיו (למשל, כאלה שמבצעים חלקים אחרים, משלימים, בתהליך), לסיעור מוחות. במקרים רבים טלפון או התכתבות עם הקולגות אינם מספיקים.
צולחים את האתגר: שומרים על הדופק של הצוות
- הרגילו את עובדיכם לתקשורת בסגנון החדש. אם הם רגילים לתקשורת פנים מול פנים, נסו להרבות בשיחות ועידה מול מצלמה. ובכלל, הרבו לתקשר עמם בשוטף, וספקו להם הזדמנויות להשיב וגם לפנות אליכם ביוזמתם, כדי שיתרגלו לאופן התקשורת מרחוק. עודדו אותם לתקשר ולדמות ככל האפשר מצב של סיעור מוחות בשגרה, ודאגו שהם יודעים כי היותם מרוחקים אין משמעה שעליהם להחליט לבדם החלטות שהם רגילים להחליט יחד.
- בדקו אם יש מי שמתקשים טכנית בתקשורת כזו, והדריכו אותם. דאגו שהם מקבלים כל סיוע דרוש, ושכולם יודעים עם מי ליצור קשר ברגעים של קשיים ובעיות טכניות או עסקיות. הקלו על המתקשים באמצעות העברת משימות לעובדים שהסתגלו לשינוי, וכן בעזרת הכוונת הקולגות לסייע למי שמתקשה. כך תשיגו למידה מהירה יותר, ובמקביל לכך הפחתת תחושת הבדידות.
- הקפידו על הבהרת ציפיות ברורה, הן באשר למשימות שיש לבצע, הן לגבי תהליך העבודה, ממשקים, וזרימה, והן באשר לתיעדוף המשימות הקריטיות לתקופה זו.
- עשו תיאום ציפיות בנוגע לתקשורת חברי הצוות. הבהירו לכול כיצד תיעשה התקשורת עם העובדים ועם לקוחות, מתי ובאילו דרכים ותדירויות תיערכנה "פגישות" (כשיחות ועידה) של הצוות כולו, וכדומה. דאגו שמידע זה יהיה נגיש, ידוע וברור לכולם.
- אל תשכחו לספק גם סיוע נפשי. מצב חירום הוא מצב המלווה בחרדה, והבעת עניין, מחשבה ודאגה לעובדיכם עשויה לחזק אותם ובהתאם לכך להעלות בהם את המורל ואת המוטיבציה לעבודה.
- נסו לייצר לצוות פעילויות שמאחדות את הצוות, ומאפשרות גם הקלה בתחושת הבדידות: למשל ערכו פעילות הדרכה או חגגו יום הולדת של חבר צוות בווידאו קבוצתי.
- שימו לב במיוחד לעובדים בודדים לגמרי. חשוב מאוד לשמור על תקשורת איתם ולסייע בהקלת הבדידות.
- הפחיתו גם מהצורך להתמודד עם פוליטיקה ארגונית, שמועות ארגוניות ושאר שואבי אנרגיה. ספקו מידע שוטף ככל האפשר, ומקדו את השיח לנושאים החשובים.
- תכננו כיצד להגיב במצבי קונפליקט. בעתות חירום אי-אפשר לנהל קונפליקטים כבשגרה (לדוגמה לזמן לשיחה אישית או להפגיש בין הצדדים). היו מוכנים למהלך גישור מרחוק.
- הפיקו לקחים: מצאו דרך למדוד את ביצועי הצוות לאורך התקופה הזו - מה עבד ומה פחות, מה נעשה בזמן ומה לא, ומדוע. כך תוכלו מזמן לזמן לשנות את מה שלא עובד ולשפר את המצב, ומהתמונה הכללית תוכלו ללמוד וליישם במצבי חירום אחרים בעתיד.
יעל מהודר היא יועצת ארגונית, מומחית לניהול ולקריירה, וכותבת הספר "המועמד הנבחר" והספר בערבית "העתיד הנבחר"