גלובס - עיתון העסקים של ישראלאתר נגיש

צילום: depositphotos

הכתבה בשיתוף חברת אינובייט - Innovate

זו לבטח אחת התקופות היותר מורכבות שאנו חווים, כזו שבראי ההיסטוריה תהפוך אולי לאחת המשמעותיות במאה השנים האחרונות. היא מציבה בפנינו אתגרים רבים במגוון רחב של תחומים, היא הופכת הרבה מאוד דברים מוכרים וידועים - לשונים ואחרים. ייקח כנראה זמן רב על מנת שנוכל להבין את גודל ההשפעה ואת השינוי שעומד בפתח. אולם, כבר עכשיו אנו למדים, שבכל הקשור לסביבות עבודה וירוס הקורונה גרם לחשיבה מחודשת באשר לעבודה משותפת. בנוסף לשינוי הפיזי המתבקש, הוא מייצר כעת גם צורך של שינוי והתאמה תרבותית-פילוסופית של ארגונים. שינוי כזה שמתוקף אורך התקופה מעלה תהיות עד כמה זמני הוא יהיה.

לסביבת העבודה הפיזית חשיבות רבה עבור העובדים. על פי סקר של ענק חיפוש העבודה האמריקאי GLASSDOOR מעל ל-75% מן העובדים, בוחרים במקום העבודה שלהם על פי סביבת העבודה, והתרבות הארגונית בו. קרוב ל-50% אפילו ציינו את חשיבות הפרמטר הזה יותר מגובה השכר. סביבת העבודה היא המקום בו נוצרת התרבות הארגונית, מקום של חיבור, יצירת אמון ושיתוף פעולה הדדי. ועכשיו, כשאנו ניצבים בפני אתגר הקורונה, סביבת העבודה הזו מקבלת תפנית משמעותית. בזמן שרובנו נאלצים לעבור לעבודה מהבית, התפנית הזו דורשת מהתרבות הארגונית לגלות גמישות ותשומת לב רבה.

לשינוי הפיזי משמעות מהותית, ויש להקפיד על מספר דגשים על מנת להפוך את העבודה מהבית למיטבית. אבל בטרם אנחנו יורדים לרזולוציות של ביצוע אופטימלי, נחזור מעט לאחור בזמן לבחון את השינוי בהיבט רחב יותר. אולי עדיף לנו לבחון מחדש הרבה מאוד אלמנטים שהושרשו בנו במהלך שנים רבות של עשייה יצרנית ואינטנסיבית לפני שאנו רצים קדימה עם המוכר והידוע לנו.

להצצה למשרדים רבים וסביבות עבודה שבוצעו ע"י אינובייט - Innovate הקליקו כאן >>

נניח לרגע את מסכת הקורונה בצד ונקפוץ אחורה בזמן לשנת 2012. באותה השנה, סופת ההוריקן SANDY, הכתה בעוצמה בחופה המזרחי של ארה"ב. זו הייתה הסופה ההרסנית ביותר, כשמבחינת נזק לרכוש היא השנייה בהיסטוריה, עם נזק של 75 מיליארד דולר. התמודדותם של ארגונים בארה"ב באותה התקופה עם נזקי הסופה, הובילה להרבה תובנות ומסקנות שנכונות יותר מתמיד גם היום. מגזין TIME האמריקאי, במספר כתבות עומק שביצע באותה התקופה, מסמן לכולנו זרקור גדול - סוג של דרך להתמודדות נכונה בסביבה דינמית ומשתנה.

באותם ימים, בעקבות התחזקות הסערה, בוטלו כ-14 אלף טיסות מרחבי העולם אל ניו יורק והרכבת התחתית של העיר הוצפה בחלק מהתחנות והושבתה. המסחר הופסק בבורסות בניו יורק וכ-8 מיליוני אנשים ב-11 מדינות בחוף המזרחי של ארצות הברית נותקו מאספקת חשמל, בשל קריסת עמודי חשמל והשבתה של תחנת כוח. כמו כן, נפגעו מספר ספינות נוסעים אשר שהו באוקיינוס באזור הסופה, ומספר ספינות, בהן מכלית ענק, הושלכו אל היבשה.

SLOW WORK - לעבור מכמות לאיכות בביצוע משימות

אולי אחד המונחים שהכי הושרשו בעת ההתמודדות ההיא הוא המונח - SLOW WORK. מכירים את זה שאחרי חופשה מרגיעה במיוחד אתם מרגישים בבת אחת שינוי קיצוני? שינוי בין ה-MOOD הרגוע, האיטי בו אתם פועלים באווירת החופש שלכם, הרחוקה כל כך מהמולת המשרד, לבין היומיום המהיר והתזזיתי. זה אולי ישמע בהתחלה קצת מוזר, אבל אם כולנו נוכל לאמץ קצב קצת אחר לחיים שלנו, נוכל להרוויח פעמיים. ראשית, שדרוג משמעותי לחיים האישיים שלנו. אבל לא פחות חשוב מכך, תאמינו או לא שדרוג משמעותי אפילו יותר לתוצרת המקצועית שלנו. תחשבו על זה (ותחשבו לאט) - SLOW WORK.

אז מה זה בעצם SLOW WORK? המשמעות הבסיסית היא לשנות הרגלים ודפוסי חשיבה ולעבור ממהירות וכמות ביצוע משימות, למונחים של יעילות, גמישות ואיכות. זה אולי נשמע פילוסופי מדי, אבל זה ממש לא.

הנורמה המקובלת לפיה יש להגיע למקום כלשהו מסוים ויחיד על מנת לעבוד נשברה והועלו תהיות רבות - באשר לזמן ולאנרגיה המושקעים בהגעה הפיזית לעבודה - רכבות, אוטובוסים, רכבים פרטיים? אולי אפשר לחסוך קצת מזה.

פתחנו וציינו קודם את החשיבות של מקום העבודה הפיזי לעובדים, כקריטריון לבחירת מקום עבודה, כמו גם עובדת היות מקום העבודה קרקע פוריה לשיתופי פעולה. יתרה מכך, מחקרים שנעשו בשנים האחרונות, הצביעו על העובדה שדור המילניום מעדיף לעבוד במשרד ולא מהבית.

ולכן נראה שהכיוון הנכון ביותר - עובר איפשהו באמצע. הוא מסמן גמישות כערך מרכזי, והוא מעביר למעשה את המושכות והעצמאות אל העובדים עצמם. במונחים של איך, מתי ואיפה הם מבצעים את העבודה שלהם. העיקרון הוא לתגמל ולתת לעובדים חופש פעולה על בסיס ביצוע העבודה עצמה, ולא על בסיס מונחים של איפה בוצעה וכמה מהר.

ROWE - לאפשר גמישות ולהימדד לפי תוצאות

אם יש משהו שניתן להסיק מההתמודדות עם הוריקן SANDY לימי קורונה, הוא ההתייחסות למצב שנכפה עלינו כעת כאל מעין Reset - סוג של איפוס וכוונון מחדש של הארגון והתרבות הארגונית שלו. המשמעות היא להוריד רגל מהגז, 

לעצור את הטייס האוטומטי, ולשנות משוואות ארגוניות מוכרות. אחד הביטויים המרכזיים לכך, הוא העברת יותר שליטה לעובדים על המטלות שלהם.

להצצה למשרדים רבים וסביבות עבודה שבוצעו ע"י אינובייט - Innovate הקליקו כאן >>

האיפוס הזה, מדגיש מגזין TIME, הביא עמו בתקופת הוריקן SANDY לפרספקטיבות חדשות בארגונים, בשילוב אנרגיות רעננות וחשיבה יצירתית. תארו לעצמכם להיכנס לעבודה ביום ראשון בשעה 14:00 אחרי בילוי עם המשפחה שלך. רק מעטים מחברי הצוות שלכם נמצאים בשולחן העבודה שלהם, ואף אחד לא שואל איפה הייתם או למה אתם מאחרים.

אתם זוכים לסביבת עבודה שקטה המאפשרת ריכוז, ומצליחים להיות ממוקדים בצורה אינטנסיבית עד 8 בערב, ואז עוזבים את המשרד. למחרת קבעתם פגישה עם קולגה לעבודה בבית הקפה השכונתי כדי לסיים את הפרויקט שהתחלתם היום, ולאחר שתעמדו בתאריך היעד שלו, תצאו הביתה לשארית השבוע.... חלום?

Results-only work environments (ROWE), היא אסטרטגיית ניהול משאבי אנוש שנוצרה על ידי ג'ודי תומפסון וקאלי רסלר, מייסדים של חברת ייעוץ גדולה שפרסמו את גישתם בספר "Why Work Sucks and How to Fix it".

לפי גישה זו, חברי הצוות נמדדים לפי הביצועים שלהם, תוצאותיהם או תפוקתם ולא לפי נוכחות במשרד או מספר שעות העבודה. המנהלים מעניקים להם אוטונומיה מלאה על הפרויקטים שלהם, ומאפשרים את החופש לבחור מתי ואיך הם יעמדו ביעדים.

לגמישות וההאטה המחשבתית הזו, יתרון משמעותי נוסף. היא מאפשרת ניהול והתאוששות יעילים, והתאמה למצבי משבר בארגון. היא מאפשרת ניהול משברים ושינויים בצורה מבוקרת ונכונה, היא מעניקה אופציה לעובדים בפרט ולארגון ככלל, להתאים את עצמם להפרעות ושינויים שנכפים עליהם מכל סיבה שהיא. הטמעת שינוי שכזה אינה מתרחשת ביום בהיר אחד, אבל אולי ההפוגה שנכפתה עכשיו היא זמן טוב עבור מחלקות ה-IT ומשאבי האנוש, ליצירת סט כלים והנחיות לעובדים לביצוע השינוי ההדרגתי, ומעבר לגישה של 'השגת יותר תוצאות' במקום 'יותר שעות עבודה'.

מחקרים שבוצעו בקרב ארגונים שאמצו את הגישה, מצאו כי חל שיפור משמעותי בבריאות הכללית של העובדים מבחינה פיזית ונפשית, ובהתאמה ישירה לכך, התוצרת היצרנית זכתה ל"בוסט" רציני בכמות ובאיכות. כבר היום ברור, שמעסיקים שמאפשרים לעובדים גמישות כזו, מרוויחים נאמנות גבוהה מעובדיהם ומצליחים למגנט ולשמר טאלנטים, וכך גם בונים מיתוג מעסיק טוב יותר.

בתחילת נובמבר האחרון ערכו בלינקדאין סקר, שכלל 2,000 משתתפים (מעסיקים ועובדים), וממנו עלה שכמעט 50% מהאמריקאים עובדים מהבית כדבר שבשגרה. על פי סקר אחר, שנערך באתר ,Indeed עלה כי 41% מהעובדים עובדים מהבית לפחות יום אחד בשבוע, וכי 20% עובדים מהבית כמעט בכל ימות השבוע.

חברת אמדוקס היתה חלוצה בתחום בארץ, בכך שאפשרה לעובדים לבחור לעבוד יום אחד מהבית. המהלך בוצע בשלבים במהלך השנים האחרונות, וממש בתחילת פברואר האחרון יצאה החברה ביוזמה חדשה המכונה 'Teleworking', אשר תחול על כמעט כל 30,000 עובדי ענקית התוכנה בארץ ובעולם. זהו שלב בדרך לשיפור האיזון בין חיי העבודה שלך והפנאי, שאנחנו יודעים שחשוב לך, תוך התמקדות במתן תוצאות עסקיות. כך נכתב בהודעה שנשלחה לעובדים. כמוה, גם חברות הייטק נוספות מאפשרות תחת מטריית ההטבות והתנאים המוצעים לעובד - לעבוד יום אחד לבחירתם מהבית.

אירועי הוריקן SANDY, אם כן, היוו צומת דרכים משמעותית לקביעת סדר עדיפויות שונה בחיים המקצועיים, כמו גם לשינויים תרבותיים פנים ארגוניים. מעניין יהיה לבחון בעוד זמן מה מהיום, את התמודדותם של ארגונים עם משבר הקורונה, וכמה מהם אכן נצלו את ההפוגה הכפויה לאימוץ וביצוע שינוי דומה.

Furthermore - האם שבוע העבודה המקוצר בדרך?

יתכן שהיחד המשפחתי בו אנו מורגלים כרגע, החזרה לשהות בבית, וההבנה שהכל רץ מהר מידי סביבנו, אולי בכלל ייקח את שוק העבודה שלב אחד קדימה בדיון המעסיק כלכלנים ופילוסופים זה זמן רב, באשר לקיצור שבוע העבודה. החברה המסחרית הראשונה שקיצצה את שבוע העבודה משישה ימים לחמישה היתה יצרנית המכוניות האמריקאית פורד, שב-1926 אימצה שבוע עבודה בן 40 שעות. בשנים האחרונות התקצר שבוע העבודה במרבית מדינות OECD, וישנה חשיבה מואצת באשר למידת האיזון הנדרשת בין עבודה לחיים האישיים.

מחקרים וניסויים רבים שביצעו חברות ומדינות לאורך השנים, הובילו למסקנה, כי שבוע עבודה בן ארבעה ימים או יום עבודה בן שש שעות מביא למורל גבוה, נאמנות גבוהה, עלייה בפרודוקטיביות וירידה בהוצאות התפעוליות של החברה. ובסה"כ יכול להפוך אותנו למאושרים יותר, ולצמצם את העלויות של טיפול בילדים במשרה מלאה.

והנה לכם עובדים מרוצים ובריאים יותר ומעסיקים החוסכים בזמן ובכסף לצד עלייה בתפוקה ובפרודוקטיביות.

חברת הביטוח הוותיקה 'הראל' הודיעה ממש בדצמבר האחרון, על יציאה לפיילוט בו תאפשר לעובדים שלה לקצר את שבוע העבודה לארבעה ימים. בהראל מסבירים כי המהלך נועד לסייע ביצירת איזון של חיי עבודה/משפחה ולאפשר למי שחפץ בכך, לצאת ללימודים מתקדמים. העובדים יוכלו בכל שלב לסגת ולחזור למודל הקודם. הצלחת המהלך, תהווה גם צעד טוב לשורת הרווח, שכן יוריד את הוצאות השכר בהתאם.

BOTTOM LINE - כך נשדרג את העבודה הווירטואלית

ייקח זמן רב, אם בכלל, עד שניצני שינויים ארגוניים (אם ננקטו כאלה) יופיעו מעל פני הקרקע. בפועל בימים אלה, מרבית הארגונים בישראל ובכלל בעולם העבודה, עובדים כעת מהבית. מכון המחקר של משרד האדריכלים המוביל Gensler, פרסם בימים האחרונים סיכום של מספר בכירים בארגונים, אשר ריכזו את הדגשים העיקריים לשיפור ושדרוג העבודה הווירטואלית המשותפת מהבית, ואיך בתוך הריחוק הזה שומרים על תרבות וקהילה:

• אינטראקציה בווידאו - אם לא נפגשים בבוקר במקום העבודה, פותחים את הבוקר בשיחת וידאו משותפת, בה כל אחד משתף בפעילות היומית הצפויה לו. כשלאחר מכן, החלטות ועיקרי דברים שנאמרו מועברים בתפוצת מייל לכל שאר העובדים.
  
  
• שומרים על קשר - חשוב להקפיד ולשמור על קשרים אישיים. את המילה הטובה והדרישה בשלום הקולגה, ליד מכונת הקפה או בארוחת צהריים, מומלץ להעביר גם למדיה הדיגיטלית. לא רק אימיילים וווידאו עסקיים - אפשר ורצוי גם ווטסאפים לשמירה על קשר אישי.
  
  
• היצירתיות כחשובה מכל - כולנו מכירים את הלוח המחיק או את פינת הישיבה הלא פורמלית, בהן נוצרים בספונטניות סיעורי מוחות עם רעיונות פורצי דרך. יש לשמר את סיעורי המוחות האלה גם בפן הווירטואלי ע"י מציאת זירה או כלי דיגיטלי אשר מעודדים יצירתיות, או שוב לחזור אל מסך הווידאו המשותף, הפעם לשיחה פחות פורמלית ויותר מעוררת השראה.
  
  
• רק בריאות - לעבודה ממושכת בסביבות דיגיטליות משתנות, יכולה להיות השפעה שלילית על איכות החיים שלנו. שלא כמו במקום העבודה הפיזי, בו יש לנו הפסקות יזומות, הרבה פעמים בעבודה מהבית - ההפסקות הללו נשכחות. יש להקפיד על ביצוע הפסקות במהלך יום העבודה, כמו גם על ביצוע הפרדה מסביבת העבודה בבית לסביבה הפרטית הביתית.
  
  
• תהיו אתם - בעולם הלא דיגיטלי, העובדים יכולים לשתף בתחושותיהם ולהביע רעיונות, רגשות ותחושות. כעת כשהעבודה כולה מבוצעת בסביבה דיגיטלית, חשוב להקפיד על יצירת אפשרות להמשך הבעה עצמית של כל אחד מן העובדים. שיתוף בהצלחה בביצוע משימה כלשהי, ואמירת מילה טובה ופרגון מן הצד השני, חשובים מאוד לכולנו. אולי בימים אלו אף יותר מתמיד.
  
  
• פתיחות וחדשנות - ההסתגלות לסביבה השונה, תוביל לרוב ליצירת רעיונות חדשים ואינטראקציות חדשות בין העובדים בארגון. על הארגון לפתח את היצירתיות והחדשנות הזו, ולנסות לזהות ולפצח את סגנון העבודה מרחוק היעיל והמתאים לו ולעובדים. ארגונים שיהיו פתוחים לאימוץ חדשנות, ויזהו את ההזדמנויות הצצות במהלך האינטראקציות החדשות שנוצרות, יוכלו להרוויח מכך רבות בעתיד.

לקריאת כתבות נוספות בבלוג אינובייט - Innovate לחצו>>

* כותבת המאמר: רותי פוגל מיזן 

**הכתבה הינה מטעם חברת אינובייט - Innovate, המובילה מזה שני עשורים את תחום מוצרי הגמר לעיצוב משרדים ומעניקה ללקוחותיה ידע מקצועי וניסיון רב, לצד מעטפת פתרונות מיטבית