גלובס - עיתון העסקים של ישראלאתר נגיש

צילום: אסף קרלה

הכתבה מטעם Call Events

גם בזמנים רגילים חתונה היא עסק מסובך להפקה ועכשיו בכלל... תו ירוק, וריאנטים חדשים, הגבלות משתנות חדשות לבקרים; כמה אנשים אפשר להזמין לחלל סגור ומה בקשר לחלל פתוח? בפורטל מקומות מיוחדים Call Events גיבשו רשימת טיפים שיסייעו לכם לתכנן את האירוע המיטבי, בזמנים הקשים שידענו בשנתיים האחרונות:

הפנימו את החשוב והקשה מכל לעיכול - זה המצב

לצערנו עד להודעה חדשה הקורונה, על שלל וריאנטים שלה, כאן כדי להישאר. זו קלישאה, אבל אי אפשר לברוח ממנה - חייבים להשלים עם המצב. מה שאומר שכל מה שתכננתם לאירוע הגדול של חייכם, ככל הנראה ישתנה. וזה בסדר. זה לא שההתרגשות תפחת, זה לא שהאירוע יראה חלילה כמו קומבינה והאורחים יסבלו והערב שלכם ישעמם. נהפוך הוא - גם בימים כאלו כל אירוע יכול להפוך לבלתי נשכח.

רעיונות יצירתיים לזמנים קשים

לאחר השלמה עם המצב, אפשר להתרכז במה שכן ניתן לעשות בתקופה הזו. כדי להתגבר על מגבלת כמות המוזמנים אפשר לערוך אירוע בטבע או בכל חלל אחר שנחשב למקום פתוח. אלו יכולים להיות גני אירועים, יקבים, גגות, שטחים חקלאיים, פרדסים, כרמים וכו'. חשוב לבחור את התקופה הנכונה לערוך את האירוע בחוץ מאחר ובקיץ כידוע עלול להיות חם מאוד ולא - לא יעזרו המאווררים והמזגנים הניידים, ובחורף כמובן יש להביא בחשבון את הקור והגשם.

אופציה נוספת היא להפוך את החיסרון ברשימת מוזמנים מצומצמת ליתרון על ידי עריכת אירוע במקומות מרוחקים יותר - שלא היו באים בחשבון בזמנים רגילים. לשנע 500 איש לצפון או לדרום במיוחד לאירוע שלך זו חתיכת בקשה, אבל ככל הנראה 200 איש שקרובים אליך בהחלט יגיעו. אגב, אפשר ללכת על כל הקופה (או החופה) ולארגן לינה בקרבת מקום ולהפוך את האירוע שלך לחגיגה בת יומיים.

With a little help from a producer

הפקת אירוע שלא במסגרת אולם או גן אירועים אינה פשוטה - בעיקר מאחר וצריך לג'נגל בין ספקים שונים כולל בעלי השטח עצמו עליו יתקיים האירוע. מאחר ובמרבית המקרים לא מדובר בתחום העיסוק של הכלה או החתן, אנחנו בהחלט ממליצים לך לשכור מפיק.ה לאירוע. המפיק.ה יתכללו את ההפקה - ידאגו לסנכרן בין הספקים השונים, יציעו לכם אלטרנטיבות במידה ומשהו ישתבש ויעניקו לכם רעיונות מקוריים ויצירתיים ליום הגדול.

רשימת מוזמנים דינמית

רשימת מוזמנים היא אבן דרך משמעותית בתכנון אירוע מכיוון שהיא משפיעה על כל מה שקשור בו - גודל האולם והמיקום שלו, כמות הספקים שיידרשו וכמובן היקף ההוצאות. מכיוון שהגבלות חדשות יכולות לצוץ בין לילה, רשימת מוזמנים דינמית תעשה לכם סדר לגבי גודל האירוע. אנחנו ממליצים לחלק את הרשימה לכמות מוזמנים רצויה (כל מי שרציתם להזמין), לכמות מוזמנים אופטימלית (כלומר לוותר מעגלים רחוקים דוגמת מי שראו אותך אולי פעמיים בחיים) ולכמות מוזמנים מצומצמת הכוללת את המעגל הקרוב בלבד.

בחירת בחלל אירועים שבעליו מבין את המצב, ואתכם

לשמחתנו לא נתקלנו עד כה בבעלי אולמות/גני אירועים שהיו אדישים למצב ודרשו את מלוא הסכום על ביטולים ו\או דחייה של אירועים, אבל יש גם כאלה. לכן חשוב לדבר על נושא זה בעת התקשרות עם בעל אולם/ גן אירועים כבר בתחילת פגישה עימם או בשיחת הטלפון הראשונה - רק כדי לוודא שכולם מיושרים בנושא. אגב, אנחנו ממליצים לשתף את בעלי האולם בכל תהייה, חשש או שאלה שיש לכם; יש להם ניסיון והם יכולים להעניק לכם פתרונות שיניחו את דעתכם.

איך לבחור נכון ספקים לאירוע שלכם?

לאחר איתור מקום לעריכת האירוע, מגיע שלב לא פחות חשוב והוא מציאת ספקים. היות ומדובר באירוע דינמי, כדאי לבחור בספקים דינמיים, כלומר כאלו שמבינים אתכם ואת המצב ויסכימו להיות גמישים אם חלילה יצוצו אי-אלו הגבלות. מניסיוננו, הרוב המוחלט של הספקים שאנו מכירים מסכימים להתגמש וללכת עם בעלי האירוע יד ביד. רשימת הספקים היא ארוכה וכוללת צלמים, די.ג'ייז, מאפרת, ספר, חברת קייטרינג, חברת תאורה והגברה, ספקי מאווררים ומזגנים ניידים לקיץ או פטריות חימום ואוהלים לחורף ועוד. עם כולם, כאמור, מומלץ לסגור את נושא הופעת הגבלות חדשות והדינמיות בשירות כבר במעמד השיחה הראשונית כדי שלא יהיו אי הבנות בהמשך הדרך.