הגבולות שכדאי לכם להציב לפני שאתם יוצאים לחופשה

לקוח שלי, שאקרא לו סטיב, לא יצא לחופשה אמיתית כבר יותר מעשר שנים. כמובן, הוא טייל עם משפחתו. אבל כמנהל תפעול בכיר, הוא תמיד הרגיש שהוא חייב להישאר מחובר, כי באופן בלתי נמנע משהו יצוץ בזמן שהוא שוכב על כיסא נוח אי־שם רחוק מהמשרד. אז הוא היה בודק את הודעות הדואר האלקטרוני שלו כל בוקר וכל ערב, מקבל שיחות לפי הצורך ומתכנן את ה"חופשה" שלו סביב העבודה - כלומר, עד שנשחק.

"חזרתי לאותו גלגל עכברים בלי להיטען מחדש. רמות האנרגיה שלי פשוט המשיכו לרדת עם כל חופשה שהחמצתי, ואז הגעתי לתחתית". הוא שם לב שהוא בקושי מצליח לקום מהמיטה, מפחד מימי שני בבוקר ואין לו סבלנות לילדים שלו.

להתנתק מהעבודה כשיוצאים לחופשה נשמע הרבה יותר קל ממה שזה באמת. התרבות בחלק מהחברות אולי מצפה שתישאר מחובר, תגיב למיילים או תלך לפגישות כדי לקדם את העסק. אבל מחקרים וטקסטים מלפני יותר ממאה שנים מראים שלצאת לחופשה - כלומר, להתנתק לגמרי מהעבודה - חיוני להפחתת השחיקה, הגברת האנרגיה והמעורבות ושיפור הבריאות והרווחה הכללית, ואלה בתורם מובילים לפרודוקטיביות עקבית יותר.

אז איך מתנתקים מהעבודה בעת החופשה כדי ליהנות מכל היתרונות האלה? הנה חמישה טיפים לקביעת גבולות ברורים בצורה מקצועית.

תקדימו תוכנית כיסוי למכה

ברגע שהחופשה שלכם אושרה, הבהירו למנהל שלא תהיו זמינים במהלכה. אתם לא צריכים לשתף לאן אתם נוסעים או מה אתם עושים, אלא הקדישו זמן להסביר כיצד החופשה תועיל לעסק עם חזרתכם. לדוגמה, האם האנרגיה שתרוויחו מהניתוק תאפשר לכם לנקות את הראש כדי שתוכלו להתמקד טוב יותר בפרויקט הגדול הקרוב?

השיחה הזו יכולה לכלול בנוסף תוכנית לכיסוי היעדרותכם. הכינו את התוכנית הזו במסמך, בייחוד אם אתם נוסעים לחופשה ארוכה. מי איש הקשר לחירום באיזה נושא? מי ידאג שכל מה שצריך לקרות עד תאריך מסוים אכן יקרה? שאלו את המנהל שלכם אם הוא צריך משהו מעבר לתוכנית שהכנתם. ככל שיותר תשתפו איתם פעולה כדי להתכונן, כך הם יהיו פחות לחוצים לגבי הכיסוי - וסביר יותר שתיהנו מהזמן החופשי ללא הפרעה.

ייתכן שכתבתם את זמני החופשה שלכם במערכת המעקב של החברה, אבל בהמשך המנהל שלכם לא יזכור את המועד, והעמיתים לא יידעו שיצאתם מהמשרד עד שהמענה האוטומטי שלכם יענה להם במקומכם. אז ברגע שהחופשה שלכם מאושרת, שלחו למנהל שלכם, חברי צוות ואנשים אחרים שאתם עובדים איתם הזמנה "לכל היום" בדואר האלקטרוני בתאריכים האלה שכתוב בה "[השם שלכם] מחוץ למשרד - לא זמין".

אל תדחו באופן פשוט פגישות שנקבעו לשבוע החופשה שלכם. שלחו הודעות דואר כדי שהאנשים המנהלים פגישות אלה יידעו שלא תהיו שם ושאלו אותם אם הם צריכים מכם משהו לפני שאתם יוצאים. זה יראה שאתם אחראים כלפי השותפים שלכם וייתן לכם אפשרות להודיע להם שלא תהיו זמינים או נוכחים. אם הפגישה קורית בזום, מיקרוסופט טימס או פלטפורמת תקשורת אחרת, בקשו ממנהלי הפגישה להקליט אותה בשבילכם. אם הפגישה היא אישית, בקשו ממנהל הפגישה לשלוח לכם הערות ולהדגיש כל נושא שתצטרכו לטפל בו כשתחזרו מהחופשה.

יישרו קו עם המנהל

רוב האנשים לא יכולים לעזוב את התפקיד מבלי שמישהו ימשיך בעבודה שלהם או יגיב למצבי חירום. חיוני להיות ברור בהודעה בה אתם אומרים שאתם מחוץ למשרד, מה יהיה זמין בהיעדרכם. וודאו שאתם משתמשים בשפה קשוחה אך מקצועית. אם אתם מעבירים מסר רך, כמו למשל לומר ש"אהיה איטי בתגובות", העמיתים שלכם יצפו שתגיבו להם. בהודעה על היעדרות מהמשרד צריך להיות כתוב שלא תהיה לכם גישה לדואר אלקטרוני ולא תהיו זמינים עד חזרתכם בתאריך [X].

יישרו קו עם המנהל שלכם לגבי למי יש לפנות במקרה חירום ומי יטפל בפניות חשובות אחרות אך לא דחופות במקומכם. תכללו פרטי קשר עבור כל אדם שיהיה אחראי להשיב לשאלות בשמכם. ואם אתם משתמשים בערוץ תקשורת כמו סלאק, זום או מיקרוסופט טימס, תכתבו את המידע הזה גם בסטטוס שלכם שם.

שלחו תזכורת אחרונה

שבוע לפני החופשה שלכם, שלחו הודעת דואר אלקטרוני למנהל שלכם, חברי הצוות ובעלי עניין אחרים והודיעו להם שתהיו בחופשה ומתי אתם חוזרים. הזכירו להם שלא תהיו זמינים. במקרה הצורך, הסבירו להם איפה יוכלו למצוא מידע שאולי יצטרכו ומי יוכל לענות להם בהיעדרכם. סוג כזה של תזכורת מראה את המקצועניות שלכם ואת ההבנה שלכם שהעסק ממשיך להתנהל גם כשאתם לא שם. זה גם יעזור לצמצם את כמות הנושאים הלא מטופלים שתצטרכו לטפל בהם כשתחזרו.

עמיתים יכבדו אתכם על כך שאתם קובעים גבולות ברורים מתי שאתם בחופש ועל כך שתהיה פרו־אקטיביים ותוודאו שאתם מותירים אותם מוכנים להצליח גם בהיעדרכם. הכי חשוב, מרגע שקבעתם את הגבולות, עמדו על כך שאתם נאמנים להם! אל תקראו הודעות טקסט או דואר אלקטרוני, בגלל שברגע שתפתחו את הדלת לעבודה, כמעט בלתי אפשרי לסגור אותה שוב.

לגבי סטיב, הוא יישם את העצות האלה ויצא לחופשה של שבוע חודש שעבר שם בילה עם ילדיו. ההתנתקות לגמרי עשתה הבדל עצום באנרגיה והמעורבות שלו לא רק בעבודה, אלא גם בחייו בבית.

"חזרתי מרוענן, כאילו הייתי מוכן להתמודד עם הכל - אפילו תיקונים שצריך לעשות בדירה". הוא מתבדח על כך שהוא וורקהוליק משוקם בגלל שיתרונות הריפוי ממצב כזה גדולים מכדי שיהיה אפשר להתעלם מהם.

© Harvard Business School Publishing Corp