השיטות שכדאי להכיר כדי לייעל את העבודה בתוכנת וורד

מוצרי אופיס של ענקית הטכנולוגיה מיקרוסופט מסייעים בעבודה המשרדית - מוורד למסמכים, דרך אקסל לטבלאות נתונים ועד פאוור פוינט למצגות ופרזנטציות. השימוש הבולט ביותר הוא בתוכנת עריכת המסמכים הפופולרית וורד, אך ניתן לשכלל ולייעל אותו באמצעות שורת כלים שכדאי להכיר.

● דור חדש של מחקרים קובע: זוגיות היא לא בהכרח מתכון לאושר 
● מטא נסקה בזכותה, אפל ירדה: התלות המסוכנת של ענקיות הטכנולוגיה בסין 

עוזר אישי בתשלום: בינה מלאכותית גנרטיבית

מיקרוסופט מציעה את הכלי CoPilot, טייס משנה שמסייע למשתמשים, ונכון לעכשיו הוא חינמי. האינטגרציה בתוך וורד או מוצרי אופיס אחרים עולה כסף, אך הבינה המלאכותית המוטמעת יכולה לקחת את השימוש צעד אחד קדימה.

לפי מיקרוסופט, מנובמבר לקוחות ארגוניים יכולים להשתמש בכלים הללו במוצרי אופיס. מנויים אישיים או משפחתיים יכולים לשלם 20 דולר בחודש.

בכל אחד ממוצרי אופיס יש לו יתרון מובהק שונה. במקרה של פאוורפוינט הוא מסייע בהכנת המצגת כדי לספר את הסיפור, במקרה של אקסל הוא יכול להשלים מידע ולנתח את המידע שיש בטבלה, ובמקרה של וורד הוא יכול לכתוב טיוטות, לסכם את המסמכים או לכתוב מחדש את מה שכבר נכתב.

פוקוס למנוע הסחות דעת

כשעובדים על מסמכים ומנסים לשמור על ריכוז ויעילות, מגלים לא פעם שיש לא מעט הסחות דעת שיכולות להפריע. במיקרוסופט הבינו שיש דרך לטפל בזה, וכך אם תבחרו בלשונית "תצוגה", תמצאו שם את האפשרות "פוקוס" - בעת ההקלקה, הרקע יוחשך, ועמודי הוורד יהיו היחידים שיישארו מוצגים. למעשה, כל תפריט האפשרויות, שורת המצב התחתונה וכל דבר שיכול להפריע - פשוט ייעלמו.

דיבור הופך לטקסט להכתיב ולשמוע

לאנשים שצריכים לכתוב הרבה מאוד טקסטים כדאי להכיר את הכלי Dictate, שמאפשר להפוך את הדיבור לטקסט. הפיצ'ר קיים רק בגרסאות מתקדמות של וורד, ונמצא בלשונית בית, לקראת הסוף, עם אייקון של מיקרופון.

הכלי מסייע כמובן לרישום הערות בצורה מהירה או לתמלל ראיונות, וכמובן שתצטרכו לתת לוורד הרשאה לגשת למיקרופון. עם זאת, כדאי לערוך את הטקסט המתקבל, כי לא תמיד הוא מדויק. תחת האייקון של גלגל השיניים, אפשר לשנות את השפה, אם תרצו לדבר בעברית, באנגלית או בכל שפה אחרת.

פיצ'ר נוסף ששווה להכיר הוא הקראה בקול רם של הטקסט במסמך. תחת הלשונית "Review" לפני תצוגה, יש אפשרות של הקראה בקול. הפיצ'ר עובד גם בעברית, והוא מקריא את המסמך בעזרת קול רובוטי בסגנונות שונים. בעברית יש רק אפשרות אחת, "כרמית", אבל אפשר לשלוט על מהירות ההקראה.

העתק־הדבק לא להרוס את המסמך

כשמעתיקים מידע ממסמך אחד לאחר או מאתר אינטרנט למסמך שלכם, העיצוב המקורי נשמר ופוגע באחידות, מה שיכול לשבש את העיצוב שבחרתם. כדי להתגבר על כך ישנה אפשרות להדביק רק את הטקסט, בלי העיצובים הנלווים.

אחרי שמעתיקים טקסט, מקליקים במקש הימני של העכבר ובוחרים באפשרות האייקון עם האות A. כך הטקסט יותאם לעיצוב במסמך שלכם. משתמשי מק צריכים לבחור בהדבקה מיוחדת, ולבחור רק בטקסט.

מידע משלים חיפוש בלי AI

אם אתם מעוניינים לערוך חיפוש בעצמכם, ללא עזרת הבינה המלאכותית וללא תשלום, ניתן לבקש ממסמך הוורד לחפש עבורכם באינטרנט - בלי שתצאו מהמסך.

אם תסמנו את הביטוי שעליו אתם רוצים לקרוא יותר, ותלחצו על הלחצן הימני, תוכלו לבחור בין "Smart Lookup" או "Search…", ואז בצד המסמך יופיעו לכם תוצאות חיפוש מגוגל או בינג. ניתן גם לעשות תרגום נקודתי למילה מסוימת או למשפט מסוים. חלון צדדי יקפוץ עם התרגום שביקשתם.

מ-PDF לוורד: להמיר קובץ בקלות

אם תיכנסו לקובץ PDF ותבחרו "פתח באמצעות...", הוא ייפתח כקובץ וורד שאפשר לערוך בקלות. חשוב לשים לב כי בקבצים יותר מורכבים ומעוצבים, הטקסט עלול להתבלגן, ולכן חשוב לראות שהמעבר נעשה כמו שצריך ולעקוב אחרי זה.

גיבוי שחזור קובץ שלא נשמר

הסיכון הגדול ביותר בעבודה עם מסמך וורד הוא שאחרי שהשקעתם בו רבות, המחשב קורס או שהמסמך נסגר - והקובץ "הולך לאיבוד". דבר כזה לא רק מבטל את ההשקעה ופוגע באיכות התוצר, אלא גם גוזל משאבים וזמן יקר - אבל יש פתרונות.

ראשית, אם תיכנסו להגדרות הוורד, תוכלו להפעיל את מצב "שמור מידע שחזור אוטומטי כל __ דקות", ולהכניס טווח מועדף (למשל 3 דקות). כל עוד האפשרות הזו פועלת, במצב של קריסה תוכלו להיכנס ללשונית "מידע", ותחת הכותרת "נהל את המסמך" לשחזר או למחוק קבצים.

חשוב להכיר גם את האפשרות השנייה בהגדרות, "השאר את הגרסה האחרונה ששוחזרה באופן אוטומטי אם אסגור ללא שמירה". עליכם לוודא שגם האפשרות הזו מסומנת, כדי שאם המסמך ייסגר, יהיה קובץ לשמור.

ישנו טריק שיכול להציל לכם את המסמך גם אם קרה אירוע מצער כמו קריסת המחשב. תחת לשונית "מידע", היכנסו לאפשרויות, ושם לחצו על אפשרות Save. בחלון שייפתח תהיה שורה שהכותרת שלה היא "AutoRecover file location" וכתובת של תיקייה. העתיקו והדביקו אותה בשורת המצב בסייר הקבצים - וכך תוכלו לקבל את התיקייה שבה נשמרים כלל הקבצים שנשמרו בצורה אוטומטית.

חפשו את התיקייה לפי שם המסמך שעבדתם עליו, היכנסו והעתיקו את שורת התיקייה מסייר הקבצים. לחצו על פתיחה, ובתחתית העמוד יופיע לכם "Recover Unsaved Documents". בחלון שייפתח, הדביקו את כתובת התיקייה שהעתקתם. הקליקו את הקובץ עם הסיומת asd, ואז הקובץ שאתם צריכים אמור לעלות.