אפליקציית Gmail בסמארטפון / צילום: Shutterstock
התפתחות הסמארטפון ואפליקציות להעברת מסרים כמו וואטסאפ לא העבירו מהעולם את כלי הדואר האלקטרוני. ככל שהדיגיטציה מתגברת, השימוש בשירותי דואר אלקטרוני הופך לקריטי בחיי היומיום של רבים. הפופולרי מבין כולם הוא Gmail של גוגל, שמקבל חידושים ועדכונים כל הזמן. עם התפתחות כלי הבינה המלאכותית, מתווספים פיצ'רים שונים, שהופכים את הסגמנט לשימושי יותר. הנה כמה מהם שכדאי להכיר.
● 20 שנה שבשוק הטכנולוגיה העולמי שולטות חמש ענקיות. זו הסיבה העיקרית לכך
● בדיקה טכנולוגית | מגיוס עובדים ועד עולם הרכב: בשורת ה־AI של אנבידיה
● בארה"ב מפחדים מהמכוניות הסיניות. בארץ מחלקים אותן לקצינים
החידוש העיקרי שירותי בינה מלאכותית
גוגל התחילה לאפיין את שילוב הבינה המלאכותית בשירות שלה, וכבר כעת יש מודלים שרצים, אבל בשלב הבא נראה את הבינה המלאכותית הג'נרטיבית, שמייצרת ערך מוסף משמעותי.
לדוגמה, הבינה המלאכותית תנסח לכם מיילים לפי פרומפט קצר, ובהתאם לכמה מאפיינים (ברמת משלב ואופי ההודעה). המשמעות היא ייעול בזמנים, כשהעבודה המרכזית תהיה לערוך, להתאים, לסגנן ולספק מייל שיעמוד בציפיות הנדרשות. גוגל גם מאפשרת לכם להשלים משפטים בעזרת בינה מלאכותית, כך שאם תתחילו לכתוב משהו תקבלו השלמות רלוונטיות.
הבינה המלאכותית גם מסכמת את מה שיש במיילים מסוימים, כמו מיילים על טיסות, פגישות או תשלומים - ומציגה את הסיכום בעיצוב מיוחד. בשלב הבא היא תלמד את הדאטה הענקית שיש אצלכם במייל ואת השימושים שלכם, ותציע צעדים שיעזרו לכם להפוך את העבודה עם ג'ימייל ליעילה וחכמה יותר.
תבניות וחתימה הזווית האישית
גוגל מאפשרת לייצר כמה תבניות במייל, ואף חתימה לשימוש בעת הצורך. כך, למשל, תחת לשונית "כללי" בהגדרות תוכלו להגדיר הודעת חופשה כמענה אוטומטי להודעות נכנסות, וגם לקבוע עד לאיזה תאריך ההודעה האוטומטית תישלח.
בנוסף, אם אתם שולחים מיילים קבועים או תשובות דומות, אפשר להגדיר תבניות. בלשונית "מתקדם" יש להפעיל את ההגדרה של תבניות. לאחר מכן, ליצור מייל חדש ולכתוב את ההודעה שאתם חוזרים עליה באופן קבוע. השלב הבא יהיה ללחוץ על שלוש הנקודות שיש בסוף שורת הסרגלים ליד השליחה, ללחוץ על תבניות וליצור תבנית חדשה. שם תחכה לכם התבנית ששמרתם.
אפשר גם לצרף לכל מייל חתימה אישית. בלשונית "כללי" אפשר להגדיר איזו חתימה שתרצו, וניתן אף להגדיר יותר מחתימה אחת, בהתאם לצרכים.
מצב סודי לשמור על מיילים רגישים
גוגל מאפשרת להפעיל מצב סודי באמצעות סרגל הכלים בהודעת המייל (ליד כפתור השליחה). אם בוחרים באייקון של מנעול, ניתן לשלוח מייל שייעלם אחרי זמן מוגדר מראש. המטרה היא להגן על מידע רגיש, ולכן גוגל מציעה אפשרות שבה נמענים לא יוכלו להעביר, להעתיק, להדפיס או להוריד הודעות כאלו. שימו לב: עדיין אפשר לצלם מסך או להוריד את הקבצים המצורפים למחשב.
תזמון הודעה לא צריך להישאר ערים
במקום להיות ערים בשעות לא שעות בגלל דרישות העבודה, או כדי להגיש עבודה באוניברסיטה, ניתן לתזמן את המייל שלכם לתאריך מסוים בלוח השנה.
ליד כפתור השליחה יש חץ הפונה כלפי מעלה. בעת הלחיצה, הוא יציע לתזמן את השליחה למחר בבוקר, מחר בצהריים או ליום מרוחק יותר. כמובן, יש אפשרות לקבוע גם זמן יותר ספציפי.
ביטול שליחה להתגבר על טעויות אנוש
אם שלחתם בטעות הודעה שלא הייתה אמורה להישלח, ואתם רוצים לבטל את הפעולה, גוגל מאפשרת לכם לעשות זאת - בתנאי שהגדרתם את האפשרות הזו מבעוד מועד.
לשם כך נכנסים להגדרות, ותחת לשונית "כללי" יש אפשרות ביטול שליחה. צריך לוודא שהפיצ'ר פועל, ולהגדיר זמן לביטול ההודעה - בין חמש שניות לחצי דקה. שימו לב שזה גם אומר שהמייל יישלח רק חצי דקה אחרי שלחצתם על הכפתור, ולא מיד.
נפח אחסון פתרונות כשהמקום נגמר
אחת הבעיות הכי נפוצות בשימוש ב־Gmail היא להתמודד עם שטח האחסון בחשבון, שמנוצל כולו במהירות רבה. כדי להתגבר על כך, גוגל מאפשרת לשלם עבור שטחי אחסון גדולים יותר. אבל עוד לפני כן, יש פתרונות פשוטים: אם תיכנסו לחשבון הגוגל שלכם, תחת הלשונית "שטח ואחסון" תגיעו ל"ניהול האחסון", ואז תוכלו לפנות שטח אחסון ועוד הצעות נוספות.
האופציה הראשונה מאפשרת למחוק פריטים שנמחקו במייל או בדרייב, או למחוק את ההודעות שמוגדרות כספאם. האופציה השנייה, במקרה שיש קבצים גדולים, מאפשרת למחוק את המיילים הכבדים שקיבלתם, ולפנות מקום במהירות.
חיפוש מתקדם שורה של פרמטרים
הרבה אנשים פשוט מחפשים בשורת החיפוש, ומקווים לטוב. אבל יש אפשרות לחיפוש מתקדם יותר בעזרת אייקון ההגדרות. בעת לחיצה, תיפתח לשונית עם הרבה אפשרויות - ממי קיבלתם את המייל, למי שלחתם, מה הנושא, מה הגודל, תאריך ועוד. ככל שתכניסו יותר פרמטרים, כך החיפוש יהיה חכם יותר.
השתקה וטיפול עתידי פיצ'רים לסדר וארגון
אם תסמנו מייל מסוים, ותלחצו על שלוש הנקודות בראש העמוד - תוכלו לראות את אפשרות "השתקה". זה אומר שהמייל ייעלם מהדואר הנכנס, אבל יישאר בארכיון גם אם יישלחו לשם הודעות חדשות. אם לא תחפשו את המייל במיוחד או אם אתם לא הנמענים הישירים, לא תראו את ההודעות החדשות שמתקבלות בו.
בנוסף, אם אתם רוצים לקבל תזכורת לטפל במייל בהמשך, יש אפשרות של שעון בסרגל הכלים העליון, כשאתם בתוך הודעה שהתקבלה.