מרגישים שהעומס מקשה עליכם? שלא תעזו להפחית משימות

"אנחנו חיים בעולם של שפע מטורף: עבודה שאנחנו רוצים להתפתח בה, יוגה, חדר כושר, חוגים לילדים מינקות וגם זוגיות שאנחנו רוצים להשקיע בה. איך כל הדברים האלה מתחברים יחד?", תוהה פרופ' עוז גוטרמן. ויש לו תשובה.

● מצאתם 200 שקל על הרצפה? מתברר שהרווחתם הרבה יותר מזה
● הילד שסולק משני בתי ספר - והפך לפרופסור מצליח: "לא נתתי לזה לחלחל"

גוטרמן הוא פרופסור לפסיכולוגיה באוניברסיטת בר־אילן ובמכללה האקדמית גליל מערבי. הוא עמד בראש צוות ההיגוי של בית הספר לפיקוד ומנהיגות של חיל האוויר, מייסד חברת ההדרכה אנשי המחר ומגיש פודקאסט בשם "עולם חדש". על הדרך הוא כתב עשרה ספרים, ובתוך כל זה גם נשוי ואב לחמישה ילדים.

בתפיסתו אינו החריג, אלא מייצג את הרוב: "אנחנו חיים בתוך עומס. 90% מהאנשים חשים שהם לא מספיקים לעשות מה שהם רוצים ובדרך נופלים מהרגליים. המפתח הקריטי כדי לצלוח את זה הוא הבנת ההבדל בין עומס ללחץ. עומס הוא מצב שבו המשאבים שיש לי לא מספיקים לכמות המשימות. לדוגמה: יש לי 20 משימות, אבל לא מספיק זמן, כסף, כוח אדם או ידע כדי להשלים אותן. לחץ מוגדר כתחושה שפוגעת או בביצוע או ב-well being.

"הסטטיסטיקה אומרת שרוב האנשים שמדברים על עומס משקרים לעצמם - הם חושבים שאם יורידו את העומס הם יחוו פחות לחץ, אבל מה שקורה הוא הפוך. הקורלציה בין עומס ללחץ נמוכה מאוד עד לא קיימת. כולנו מכירים אנשים שכמעט אין להם עומס בחיים, אבל הם בלחץ מטורף. לעומתם, יש אנשים שנמצאים בעומס גבוה ועדיין ידברו איתך בחיוך.

"מערכות ביולוגיות צריכות עומס כדי לצמוח. כשאני מתאמן בחדר כושר, אם השרירים שלי לא יחוו עומס הם לא יתפתחו, וככל שאעמיס על השרירים יותר, כל עוד אני לא פוגע בהם - הם יגדלו בקצב מהיר יותר. מנגד, אם אקשור את היד במתלה ואתן לה לנוח במשך חודש היא תתנוון".

בהקשר זה גוטרמן סבור כי אחד הגורמים שתורמים לסיכון לדמנציה בגיל מוקדם היא דווקא הנטייה להפחית עומס. "זו קבוצה מסוימת של אנשים שחיים את החלום במירכאות: הילדים הגדולים יצאו מהבית, את העבודה הם כבר יודעים בעל פה, הם הולכים לחוגים והרצאות, לבתי קפה עם חברים, לא צריכים להתאמץ. שם כבר רואים את תהליך הירידה, כי מה שהם עשו זה בעצם לתלות את המוח על מתלה, כמו היד, והתוצאה היא - פגיעה פיזיולוגית ופגיעה באושר.

"עומס בריא לאושר. אז אני לא רוצה להוריד עומס, אלא להוריד את הלחץ השלילי ולתפעל את העומס. אני רוצה להישאר במקום של עשייה, שמניעה אותי קדימה, לדוגמה: לבלות זמן עם הילדים, לעשות פודקאסטים, הרצאות, ריטריטים וזמן לפיתוח אישי - ובסוף היום גם להגיע עם חיוך ולתת רעיונות לאחרים. זה מצב מצמיח".

להרגיע אדם בסטרס? זה לא תמיד נכון

בוא נדבר על חמשת הדברים שמורידים לחץ שלילי. קח את זה לעולם העבודה.
● אתגר מול תגובת איום: איך אני תופס את העומס? "כשאנשים שומעים שעומס הוא דבר חיובי הם יכולים להתמודד איתו טוב יותר. לדוגמה, פגשתי את הבת שלי, שמנגנת על כמה כלים, לפני הופעה בקונסרבטוריון, כשהיא יושבת על המדרגות בסטרס. אמרתי לה : הכול בסדר, אין לך ממה לפחד, אני אוהב אותך וסומך עלייך.

"אבל בדיעבד זו לא הייתה בחירה נכונה. האפשרות השנייה הייתה לומר לה: "איזה יופי שאת נדרכת ומוכנה, אם את מרגישה שזה יותר מדי, אפשר לעשות תרגיל נשימות ולנהל את זה, אבל תראי מתי הסטרס הוא לטובתך ומתי לא. זה ההבדל בין תגובת איום לתגובת אתגר. תגובת איום מפעילה את מערכת ה-fight or flight (הילחם או ברח), המערכת הסימפתטית, שמכינה אותנו למשהו שהולך לפגוע בנו.

"המערכת הזאת מייצרת עלייה בדופק, קצב נשימה מואץ וגם משפיעה על זרימת הדם במוח - אזורים שקשורים לתגובה ראשונית־מיידית מקבלים הרבה יותר דם, כי הם צריכים להתכונן. לעומתם, אזורים שקשורים לחשיבה מעמיקה, הסקת מסקנות ולמידה - מקבלים פחות דם. במילים אחרות: אתה נהיה טיפש יותר, כי אם תצטרך ללמוד מהסיטואציה לפעם הבאה, תתקשה להשתפר.

"תגובת אתגר בשפה לא מדעית היא 'יאללה בלגן'. למשל, ילדים שמשחקים כדורגל בבית הספר - לרוב תמצאו שהדופק שלהם גבוה, כמו בתגובת איום, אבל כשבודקים מה קורה במוח שלהם רואים דווקא שאין זרימה של יותר דם לאזורים המיידיים. האזורים הפעילים יותר הם אזורי הלמידה והמשחק - וזו תגובת אתגר. מדובר בתגובה שבה אתה אומר לעצמך: יואו, כמה יש לי לעשות, אז יאללה בלגן.

"יש בארגונים מנהלות ומנהלים שמשדרים תגובה כזו לצוות שלהם כשיש מיליון משימות, וזה מדהים. בתגובת איום אני אומר: וואי, וואי, תקשיבו, אני לא יודע איך לעמוד בזה, צריך לחשוב מה אנחנו עושים. לעומת זאת, אם התגובה שלי כמנהל היא: תקשיבו, איזו תקופה מטורפת, מלא הזמנות, יאללה בלגן - זה יוצר תרבות של תגובת אתגר. אם נחזור לדוגמה של הבת שלי: האם אני רוצה לחנך אותה שלחץ זה דבר נורא ואיום? לא. לחץ הוא לא האויב ואין צורך להימנע ממנו בכל מחיר. להפך, הוא דורך אותי ומועיל לי. לחץ שלילי הוא הבעיה".

איך נמנעים מלחץ שלילי? הכול תלוי בתפיסה. "בניסוי שמו לשחיינים מד דופק לפני התחרות ובדקו כמה הם בלחץ ואת הקורלציה בין רמת הלחץ שלהם לביצוע בפועל. אבל פעם אחר פעם לא נמצא קשר. אלא שאז הגיע פסיכולוג אחד ששאל אותם: מה היו המחשבות שלכם רגע לפני שהחלטתם לשחות? חלק מהם אמרו לעצמם: אני חייב להירגע. הם תפסו את הלחץ כדבר שלילי, וזה מה שגם אני אמרתי לבת שלי בטעות בפעם הראשונה.

"לעומת זאת, היו שחיינים שאמרו לעצמם: יופי, אני דרוך, אני אהיה מוכן - וההבדל בביצוע היה עצום. מי שבאו עם תגובת אתגר, התוצאות שלהם משמעותית היו טובות יותר. גם במחקרים דומים שעשו על מנהלים ראו את אותן תוצאות: מנהלים שתפסו לחץ כדבר שלילי הציגו ירידה בביצועים, וכשהופעלה תגובת אתגר הביצוע עלה במצבי עומס".

● כמה אני אקטיבי מול העומס? "יש מומחית לניהול זמן ומשימות שמספרת שפעם, כשהייתה קצינה בכירה בצה"ל, הגיע אליה המפקד שלה ורצה לקדם אותה. היא סירבה ופרצה בבכי כשהיא מסבירה לו: לפני כמה ימים הגעתי הביתה ליום ההולדת של הילדה שלי והיא ביקשה את המטפלת במקומי. הילדה שלי לא מכירה אותי ולא אוהבת אותי. נשברתי. היא הבינה שיש לה בעיה והחליטה שהיא מתחילה לקרוא ספרים על איך לנהל את הזמן טוב יותר", מספר פרופ' גוטרמן.

"שנה אחר כך גם הילדה שלה הכירה אותה היטב וגם היא סיימה את התפקיד הבא בהצטיינות. אותה מפקדת בעצם עברה מעמדה פסיבית בניהול של עומס, שמשמעותה פשוט לעשות יותר מהר, לעמדה של למידה והתייעצות. אם אתם בעומס חפשו שלושה אנשים חזקים בתחום, אלה שעושים בכיף את העבודה שלהם, והתייעצו איתם איך לעשות את הדברים.

אחד הכלים שאפשר לאמץ, כדי לנקוט גישה אקטיבית, מגיע ממומחה בשם בריאן טרייסי, שבדק מה מאפיין אנשים אפקטיביים בניהול זמן. "הוא מצא שמה שחוזר אצל אנשים, שעושים מיליון דברים וברמה גבוהה, הוא שהיומן שלהם מלא בפעולות A למטרות A", מתאר גוטרמן. "מטרות A הם הדברים הכי משמעותיים שאני רוצה שיקרו השנה. פעולות A הן הפעולות שאם אעשה אותן, הסיכוי שאגיע למטרה גבוה מאוד. אצל אנשים אפקטיביים היומן מלא בפעולות מסוג A, ואילו היומן של אנשים פחות אפקטיביים מלא במטרות מסוג B - דברים חשובים, אבל לא הכי חשובים. זו דוגמה לעמדה אקטיבית של תעדוף מול העומס, שמאפשר להפחית לחץ שלילי".

הסיבה שמנוחה אינה מותרות

● עומס מועיל כשהוא משולב עם מנוחה אפקטיבית: פרופ' גוטרמן מדגיש כי מנוחה אפקטיבית אינה אי-עשייה, אלא שילוב של שינה איכותית ועשייה אלטרנטיבית. "המטרה היא לא להפסיק לעשות בסופי שבוע, אלא לעסוק בפעילויות אחרות כמו טיולי אופניים, טיולים עם הילדים בטבע. זו מנוחה אפקטיבית".

לכך הוא מוסיף את הצורך לישון לפחות שש שעות וההקפדה על "היגיינת שינה" לפני שנכנסים למיטה. "צריך לקראת השינה להוריד את מהירות המוח. למשל, אני עובד כל היום בקצב של 400 קמ"ש, עושה מיליון דברים. כשאני אגיע לשינה אם אני אוריד מ-400 קמ"ש לאפס, כמו מכונית, זו תהיה תאונת דרכים קטלנית. אין מצב שאני לא אתעורר מהמחשבות, איכות השינה שלי תהיה ירודה. כדי לייצר את ההאטה אני למשל מתרגל נשימות עומק לפני השינה, זה מחמצן את הדם ומוריד את קצב המוח. יש מי שאצלה זו יכולה להיות הליכה עם הכלב למשל או לקרוא ספר".

אצלי היגיינת השינה מתבטאת בזה שאחרי 21:00 בערב אסור לדבר איתי על עבודה. אחרת, באמצע הלילה כל השכמה תגרום לי להתחיל לחשוב על העבודה ואז אני מתקשה להירדם בחזרה.
"בהחלט חשוב לפני השינה לסגל טכניקה של הורדת מהירות וגם לצמצם חשיפה לאור בחצי השעה שלפני הכניסה למיטה, להפחית חשיפה למסכים, להקפיד על תזונה שלא מעמיסה על מערכת העיכול, לשמור על שעות שינה קבועות ככל הניתן וככל שאתם ישנים פחות תקפידו יותר על היגיינת שינה".

● חיבור: כשאמא של פרופ' גוטרמן יצאה לפנסיה, אחרי שנים כמיקרוביולוגית, היא הודיעה 'עכשיו אני אנוח'. אבל החוקר שלמד על ההשפעה של אי-עשייה על הפיזיולוגיה והאושר - לא ויתר לה. "שאלתי אותה בכל זאת: מה מדליק אותך עכשיו? ואז התחלנו לדבר ובאיזשהו שלב היא סיפרה שהיא אהבה להתעסק בחוזים. אז שאלתי אותה: מה דעתך ללמוד תואר במשפטים? היא לא הבינה למה היא צריכה עוד תואר, אבל הלכנו לחפש.

"ואז באחד המקומות זה תפס אותה. אחרי שסיימה תואר ראשון במשפטים שאלתי אותה: מה עכשיו? היא השיבה: עכשיו אני אנוח. היא סיימה גם תואר שני במשפטים. השאלה ששאלתי אותה הייתה: מה ידליק אותך? כי אחד התנאים לכך שעומס יצמיח אותנו ולא ייצר לחץ שלילי הוא שנהיה מחוברים למה שאנחנו עושים. במצב שבו אדם מחובר למה שהוא עושה, אם יתווספו לו עוד משימות בתחום שמדליק אותו - העומס יהיה לטובתו. חיבור בארגונים אפשר לנהל".

● פרופורציה: גורם נוסף להפחתת לחץ שלילי כרוך באמונה שלפיה אם אני לא מספיק, יקרה משהו נורא - אמונה שלרוב אינה תקפה, כי במרבית המקרים אנחנו לא עוסקים במצבי חירום.

פרופורציה זה משהו שאפשר באמת להשיג בגיל צעיר, עוד לפני שפגשת חלילה למשל מכר שחלה בסרטן?
"אירועים כאלה לא יוצרים בהכרח פרופורציה. גם לקחת ילדים לבית לוינשטיין לא יוצר פרופורציה. מה שכן עובד זה באמת ניסיון לאורך זמן, מי שעבר את גיל 40-30 פתאום מתחיל להבין דברים קצת אחרת. אבל אפשר גם לרכוש את זה קצת יותר מוקדם, למשל דרך ההורים. זה גם עניין של הרגלים ארוכי טווח כמו הכרת תודה, או כמה אני חווה חוויות שמעניקות פרופורציה, לא באופן חד־פעמי, אלא לאורך זמן, למשל כמו חיים פשוטים במהלך מסע להודו".

החידוש המרכזי בשיחה שלנו היא האמירה שלך שאם רוצים להרגיש פחות לחוצים התשובה אינה להוריד את העומס. זה בסדר ואפילו טוב להיות בעומס גבוה, כל עוד מייצרים את התנאים שיהפכו את העומס הזה לחיובי. אבל למה לחץ חיובי בכלל טוב ביולוגית?
"ללחץ יש תפקיד חשוב - למקד אותנו. אם אני הולך ביער והראש שלי מלא במחשבות, ברגע שאני רואה מישהו עם סכין כל המחשבות שלי נעלמות ואני ממוקד".

בכל חודש נביא כאן גרסה כתובה של פרק אחד מהפודקאסט "פופקורן". ליאור פרנקל הוא יזם, מלווה ארגונים בהסתגלות לעולם העבודה החדש ומחבר רב-המכר "הספר הקטן למנהל.ת החדש.ה".