השימוש העולה במערכות IT מחייב לייצר יחס מיטבי בין מחיר לטכנולוגיה / צילום: Shutterstock/א.ס.א.פ קרייטיב
הכתבה בשיתוף Wake Up
טכנולוגיות תקשורת ארגונית (IT) הן אחת מאבני היסוד שעליהן נשען הארגון. הן אחראיות על התפקוד הטכני שלו, החל מרמת ניהול הלקוחות והמוצרים ועד לניהול ההתקשרויות השונות מול ספקים, ניתוח המידע והפקת תובנות עסקיות (BI) ועוד. לכן, זהו גם המקום שבו נפגשת שדרות הניהול הבכירה של הארגון - כספים, רכש ומערכות מידע. ניהול מערכת ההתקשרויות של ארגון כולל למעשה שלושה שיקולים מרכזיים: איתור השירותים הטכנולוגיים המתאימים ביותר לצרכי הארגון, ניהול משא ומתן לגבי התמחור שלהם וביצוע ההתקשרות לרכישתם.
על פי הנתונים שפירסמה חברת הייעוץ הטכנולוגי גרטנר בחודש אוקטובר האחרון, גילגל השוק הגלובלי של טכנולוגיות תקשורת ארגונית בשנת 2019 סכום של 3.7 טריליון דולר, גידול קל בלבד של 0.4% משנת 2018. על פי תחזיות החברה, בשנת 2020 צפויה ההוצאה של ארגונים וחברות לעלות ב-3.7% בממוצע, עם המשך מגמה דומה גם ב-2021. אך האם הגידול בהוצאות גורר גם שיפור טכנולוגי מתמיד? והאם לא ניתן בכל זאת, לחסוך בעלויות?
"חשוב להבין שגידול בהוצאות ה-IT של הארגון לא מביא איתו בהכרח שדרוג טכנולוגי. מדובר בשתי שאלות נפרדות וצריך מומחיות כפולה - להכיר את השוק של הפתרונות השונים ואת מה שהכי מתאים לארגון, וגם להכיר בצורה עמוקה את התמחור כדי לשלם את המחירים הנכונים", מדגיש גיא סומך, מבעלי וממייסדי חברת Wake Up, המתמחה בייעוץ וניהול פרויקטים לשיפור טכנולוגי והפחתת עלויות ה-IT הארגוניות.
לפני עשר שנים, ב-2010, הקים סומך את Wake Up יחד עם שותפו, נתי לרר. עם השנים, פיתחה החברה מומחיות ייחודית בכל הקשור לניהול פרויקטים לשיפור טכנולוגי בארגונים (מציאת טכנולוגיות מתאימות יותר). זאת תוך כדי הפחתה של ההוצאות השוטפות במגוון רחב של תחומי IT, כגון תשתיות ענן ותקשורת אינטרנט, אירוח שרתים, רישיונות תוכנה, שירותי IT מנוהלים ועוד. "השיטה שלנו הוכיחה התייעלות וחיסכון בשיעור של עשרות אחוזים במאות חברות", אומר סומך. החברה מובילה כיום עשרות פרויקטים בשנה של שיפור טכנולוגי והתייעלות בהיקף כספי מצטבר של עשרות מיליוני שקלים, במסגרתן היא מנתחת את ההתקשרויות של הארגון בתחומי המחשוב והתקשורת הארגונית ומצביעה על אפיקי פעולה להתייעלות, בהיבטים הטכנולוגי והכלכלי.
"בעשור האחרון עבדנו על 380 פרויקטים שונים שבמצטבר חסכו לארגונים יותר מ-90 מיליון שקל בחישוב שנתי על הוצאות ה-IT שלהם", מוסיף לרר ומציין כי בין לקוחות החברה נמנים גופים גדולים בארץ ובעולם כגון בנק ישראל, חברת החשמל, הפניקס חברה לביטוח, ביטוח ישיר, ישראכרט, החברה המרכזית למשקאות, מלאנוקס טכנולוגיות, פז, פריגו, אל-על, איקאה, קסטרו, אלבר, איסתא ועוד. לדבריי לרר וסומך, בכל שנה מצטרפים לחברה כ-40 ארגונים גדולים נוספים.
מקור הנתונים: מאגר המידע הפרטי של חברת ווייק אפ תקשורת בע"מ המאגד תחתיו נתונים אודות מאות פרויקטים להפחתת עלויות תקשורת ומחשוב שבוצעו בין השנים 2011 ועד ל2020. על מנת לשקף נתונים עדכניים חישוב הממוצע התבסס על פרויקטים שבוצעו בין השנים 2016-2019
ידע נרחב על הפתרונות הטכנולוגיים בשוק ופיתוח מומחיות במודל התמחור
לא משנה אם מדובר בקווי תקשורת אינטרנט ותשתיות רשת (Networking), שירותי ענן ושרתים (Cloud/Hosting), שירותי IT ופיתוח תכנה במיקור חוץ, רישוי תוכנה (Licensing) או טלפוניה ארגונית. הטכנולוגיה משתנה מעת לעת באופן כל כך תכוף ואינטנסיבי, כך שכל ארגון נדרש להשקיע משאבים אדירים לצרכי מיפוי, בקרה, זיהוי צרכים, השוואת מחירים, רכישה, הטמעה ושימוש אופטימלי.
אחד הצעדים החשובים שעליהם מצביעים סומך ולרר בכל הנוגע להתייעלות טכנולוגית וכלכלית במוצרי ה-IT של הארגון עובר דרך היכרות מעמיקה עם השוק ופיתוח מומחיות. "חשוב להכיר את השוק, את המוצרים הרבים השונים שיש בכל קטגוריה, את הפתרונות הטכנולוגיים שהם מעניקים לארגון וגם את המודלים של התמחור והרווח של ספקי השירות. לדעת בדיוק איך הם מתמחרים", מסביר לרר.
"בעשר השנים האחרונות פיתחנו מערכת ייחודית שכוללת מאגר של כמות גדולה של מוצרי IT בקטגוריות שונות ושל כל התהליכים שכרוכים בשימוש בכל אחת מהמערכות", מסביר סומך. "היום, אפשר להגיד שיש לנו את הבנצ'מארק הכי עשיר בשוק. כל מאות הפרויקטים שהובלנו הצטברו למסד נתונים עצום. מעין מחירון 'לוי יצחק' לשירותים ומוצרי IT, עם ידע מדויק על כמה כל ספק גובה על כל שירות ומה החוזקות והחולשות שלו במגוון רחב של תחומים החל מרמת המרכזיה, איחסון בענן או שירותי סקיוריטי", הוא מוסיף.
גם בארגון שלכם ניתן להוזיל את עלויות ה-IT. לפרטים הקליקו כאן>>
בחינת כלל ההתקשרויות של הארגון וזיהוי נקודות לשינוי
לצד ההיכרות עם השוק ופיתוח המומחיות, מזכירים לרר וסומך צעד חשוב נוסף בדרך להתייעלות טכנולוגית וכלכלית. "לכל ארגון יש שורה של הסכמים עם ספקים שונים שאיתם הוא נמצא בהתקשרות. חשוב לעבור על כל חוזי ההתקשרויות השונים, לראות מה הם כוללים, מה הפתרון הטכנולוגי בתחום ה-IT שהארגון מקבל וכיצד הוא מתומחר - והכל מול המאגר הקיים שכולל את כלל השירותים והמחירים", מסביר לרר.
סומך מוסיף: "כשאנחנו עובדים עם ארגונים בשיטה הזאת, השלב הראשון שאנחנו פועלים בו הוא הליך למידה וסקירה של חשבוניות והסכמי התקשרויות. אנחנו יכולים לראות איפה נעזור להם להשתפר מבחינת ההסדרים שלהם מול ספקי השירות, סוגי הטכנולוגיות או אפילו האנשים שהוא בוחר לעבוד איתם על שירותי מיקור חוץ. בזכות המומחיות שרכש הצוות שלנו עם השנים אנחנו יודעים להגיד, כאמור, מה החולשות והחוזקות של כל מוצר IT שהארגון עושה בו שימוש ולהציע אלטרנטיבות במידת הצורך. אנחנו יודעים, למשל, אם ללקוח מתאים יותר ענן של Amazon Web Services) AWS), ענן של Azure) Microsoft) או אולי פיתרון דאטה סנטר לוקאלי אצלו. אם הוא זקוק לפיתרון טלפוניה ברמת מחיר גבוהה עם פונקציונליות עשירה או פיתרון בסיסי ברמת מחיר נמוכה יותר ויש עוד אינספור דוגמאות."
להבין כמה אתם משלמים ביחס לחברות אחרות
"כשלארגון יש תמונה מלאה של האלטרנטיבות שעומדות בפניו וכן נכונות לבצע שינוי, היכולת שלו לחסוך בעלויות ולשפר תנאים מול הספקים הקיימים שלו, משתפרת פלאים", אומר סומך. "יש לקוחות שרק רוצים לפנות לספק הקיים ולדרוש את רמת המחיר האופטימלית עבור שירות שהם כבר מקבלים, אבל אנחנו מביאים את מקבלי ההחלטות להיות פתוחים לאופציות נוספות - להבנה שאנחנו גם גוף ייעוץ וגם צוות ניהול פרויקטים שתומך. כך, בסופו של תהליך, ברגע שהנכונות לשינוי מתגבשת אצל הלקוחות, הספקים הקיימים מיישרים קו ומורידים במחיר", לאור החשש מנטישת הלקוח, הוא מוסיף.
לרר, מצדו, מתאר תהליך שעברה החברה לאחרונה עם אחת החברות הגדולות במשק: "ארגונים מפחדים לעשות שינויים מול ספקי IT. הם חוששים שהמעבר או אפילו המשא ומתן עם הספק יגרמו לכך שהשירות ייפגע ויגרום נזק אדיר לפס הייצור, או מערך השירות והמכירה. והספק מצדו, מסתמך על החשש הזה בדיוק כדי לגבות פערי רווחיות מופרזים. במקרה מסוים הראינו ללקוח שעל אותו שירות עליו הוא משלם סכום לא מבוטל, הצלחנו לסגור הסכם עבור לקוח קטן יותר ב-40% פחות. בנוסף, הפתענו את אותו לקוח בחלופה לשירות המדובר שתתאים מבחינה טכנולוגית הרבה יותר - והעלות תהיה נמוכה אפילו ב-60%. ברגע שהצגנו ללקוח את התמונה הזאת הוא שינה פאזה וקיבל ערך אחר".
השניים מדגישים כי Wake Up מפקחת באופן צמוד אחר השינויים להבטחת איכות השירותים וגובה את שכרה בהתאם לחיסכון שמתקבל בפועל מצד הלקוח. "עבדנו עם חברת אנרגיה שהפחיתה 40% בהוצאות על אחזקת רשת תקשורת, שדרגה באופן דרמטי את היבטי אבטחת המידע וההמשכיות העסקית בסניפים; חברה אחרת בתחום התחבורה שקיבלה החזר של מיליון שקל מספק שעבדה עמו בגין חיובים שגויים ועם עוד חברת היי-טק שבמסגרת התהליך פתחה מחדש את כלל ההתקשרויות שלה לשירותים מנוהלים ושירותי מיקור חוץ בתחום ה-IT וכתוצאה מכך הפחיתה ב-18% את ההוצאה על תמיכה ופיתוח מול ספקי כ"א חיצוניים", מוסיף סומך.
לאחר בחינת ההתקשרויות והשגת היחס הטוב ביותר של מחיר וטכנולוגיה חשוב לזכור כי התהליך לא מסתיים. "גם אם יש את המידע הכי מדויק על המתרחש בשוק, תמיד יש שינויים ואפשר ללמוד מכל מהלך ולעדכן את המודל", מסביר לרר. "כעת", מספר סומך ומסכם, "אנחנו חושבים על העתיד. בשלוש השנים האחרונות השקענו בגיוס מומחים וחבירה לשותפים אסטרטגיים עם ידע וניסיון במערכות ליבה כדוגמת אבטחת מידע, Contact Center ו-CRM בשאיפה להרחיב את השירותים ואת המומחיות שלנו".
הוצאות ה-IT בארגון עולות ועולות? אפשר להקטין אותן. לפרטים הקליקו כאן>>