המחקר שמגלה מדוע לא כדאי למנהלים להציב דד־ליין לעובדים שלהם

פרופסור מארוס סרבאטקה מבית הספר לעסקים של אוניברסיטת מקווארי באוסטרליה ושלושה חוקרים משותפים - סטיבן נואלס, טרודי סאליבן ומורט גנץ', כולם מאוניברסיטת אוטאגו בניו זילנד - הזמינו 3,276 אנשים להשתתף בסקר מקוון קצר בתמורה ל־10 דולר שיתרמו לצדקה. חלק מהמשתתפים קיבלו שבוע לענות על הסקר, אחרים קיבלו חודש, וחלק כלל לא קיבלו מועד לסיום המשימה. התוצאה: חברי הקבוצה האחרונה השיבו על יותר סקרים מאלה שבשתי הקבוצות האחרות, והם גם הגיבו מהר יותר. המסקנה: כדי למנוע מאנשים להתמהמה, אל תתנו להם מועד אחרון לביצוע המשימה.

לכאורה, דד־ליין מדרבן אותנו לבצע משימות במקום לדחות אותן. אולם, פרופסור סרבאטקה גורס אחרת - הקשר לא תמיד מובהק. "רק 5.5% מהאנשים שקיבלו דד־ליין של חודש החזירו לנו את הסקר בהקדם, ו־6.6% מאלה שקיבלו שבוע בלבד", אמר. "אבל בקרב האנשים שלא קיבלו דד־ליין, השיעור היה הגבוה מכולם: 8.3% שהחזירו את הסקר תוך שלושה ימים".

כשהדחיפות גוברת

"מועד מוגדר לביצוע המשימה מסמל את מידת החשיבות והדחיפות שלה, כך שלא במפתיע, לעיתים קרובות אנשים מפרשים דד־ליין רחוק כמעין אישור להתעכב", ציין סרבאטקה. "אפשר להניח שהיעדר דד־ליין יתפרש באותו האופן. אבל למעשה אנשים נוטים לפרש את זה בדיוק ההפך - כמעין חשיבה של 'תעשה את זה בהקדם האפשרי', הדחיפות והלחץ משתמעים. במכוון, לא אמרנו לאנשים שיש להם זמן בלתי מוגבל להחזיר את הסקר, אלא פשוט לא נקבנו בתאריך. תיאורטית, השניים זהים, אבל בפועל הם מקבלים תוצאות שונות מאוד".

בטח יש אנשים שזה לא נכון עבורם.
"נראה שחלק מהאנשים אכן פירשו כך את היעדר הדד־ליין", הוא השיב. "מבחינה טכנית, הניסוי שלנו עדיין רץ, בהתחשב בכך שלא קבענו תאריך סיום עבור האנשים שלא קיבלו דד־ליין. מדי פעם אנחנו בודקים אם הגיעו סקרים נוספים - וקיבלנו כמה תגובות ממש מאוחרות מהמשתתפים בקבוצה הזו. למשל, אדם אחד החזיר את הסקר לאחר 52 ימים; אחר החזיר אותו אחרי 145 ימים. אלה אנשים שנוטים לדחות את המשימות המוטלות עליהם, ומכיוון שלא ניתן להם דד־ליין, הם יכלו להמשיך לדחות.

"לצד זאת, התגובות המאוחרות ייצגו מיעוט זעיר בקבוצת המחקר שלא קיבלה מועד מוגדר לביצוע המשימה, כאשר כמעט מחצית מהאנשים החזירו את הסקר מיידית. לעומת זאת, מעט מאוד נשאלים שניתן להם חודש לשלוח את הסקר - החזירו אותו במהירות, מה שתומך בתפיסה שהגורם העיקרי המשפיע על זמן התגובה הוא תחושת דחיפות - או היעדרה".

  

מדוע אנו דוחים משימות?

"מכיוון שבחרנו משתתפים באופן אקראי מפנקס הבוחרים של ניו זילנד, היו לנו נתונים רק על הגיל והמגדר של הנשאלים", ציין סרבאטקה. "השליטה באלה לא השפיעה על התוצאות, אם כי קצת יותר נשים הגיבו מגברים, ויותר אנשים בגילאי 36 עד 65".

האם תכונות אישיות השפיעו על המהירות של התגובה?
"כשחושבים על תכונות אישיות בצורה רחבה יותר, דחיינות נובעת ממה שמכונה 'הטיית ההווה', כלומר ה־'כאן ועכשיו' מרגישים חשובים לעומת העתיד. בגלל זה, 'העלויות' - המשאבים והזמן - שהמשימה תיקח מהיום שלנו, נראות קטנות יותר כשהן בעתיד, ולכן אנשים רבים מחליטים לדחות".

עם זאת, לדבריו יש מגוון עצום של תגובות להטיית ההווה. "חלקם מזהים את הבעיה הפוטנציאלית ומפצים עליה באמצעות ביצוע המשימה באופן מיידי או קביעת תזכורות", הסביר. "אחרים - לעתים קרובות בתמימות - מניחים שהם יזכרו בעצמם. מעניין יהיה לבדוק האם היעדר הדד־ליין יתפרש אחרת על ידי שתי הקבוצות הללו. סביר להניח שהקבוצה הראשונה תתפוס את ההיעדר כאינדיקציה לדחיפות, אך בקרב השנייה הוא עשוי להוביל לדחיינות גדולה עוד יותר".

הפער בין האישי לחברתי

"אם משימה מתגמלת אותנו באופן אישי, נוכל להעריך את חשיבותה בעצמנו. כאשר הרווח העיקרי מגיע למישהו אחר, התיאוריה הכלכלית הסטנדרטית גורסת כי יש לנו פחות סיכוי לתעדף אותו, ולכן הדחיינות גוברת.

"הייתי מצפה שאנשים פחות ידחו את המשימות המוטלות עליהם כאשר הן מועילות למישהו אחר. זה יכול לכלול התנדבות שתעזור לאנשים נזקקים - מתן כסף לארגונים התומכים בפליטים מאוקראינה, למשל", ציין סרבאטקה. "ארגוני צדקה בדרך כלל לא קובעים דד־ליין כשהם מבקשים תרומות, והניסוי שלנו מצביע על כך שזו האסטרטגיה האופטימלית. כאשר יש צורך להגביל את משך הקמפיין, כמו כאשר תורם מציע מענקים שתוקפם יפוג לאחר תאריך מסוים, דד־ליין קצר יחסית ישרת את הצדקה בצורה הטובה ביותר".

עוד הוסיף סרבאטקה כי היעדר דד־ליין יכול להיות שימושי גם בהקשר אישי. למשל, כאשר מבקשים מבן זוג להשלים פרויקט "עשה זאת בעצמך" שחשוב בעיקר למבקש. בהקשר ארגוני, הוא גורס שגישה זו יכולה להשיג תוצאות טובות כאשר מבקשים טובה מקולגה, כמו בקשה למשוב על הצעה. "אם אתה לא אומר לאיזה מועד אתה צריך את הטובה, סביר יותר שהקולגה שלך יטפל בזה מיד".

כעורכת מגזין, אני כל הזמן נותנת לאנשים דד־ליינים. האם עלי להפסיק?
"זה יהיה מאוד מסוכן להפסיק. התוצאות שלנו בשום פנים ואופן לא מצביעות על כך שלעולם לא צריך לתת לאנשים דד־ליין. אם לא תגדירי דד־ליין למשהו מורכב כמו הכנת מאמר, ייתכן שאנשים לא יוכלו לתעדף נכון. הכל תלוי בהקשר".

© Harvard Business School Publishing Corp